Trousse de communication à l'intention des Premières Nations pour la négociation de revendications particulières

ISBN : 978-1-100-98978-5
QS-6274-000-FF-A1
Catalogue : R5-6/2012F

Publié avec l'autorisation du ministre des Affaires indiennes et du Nord canadien et interlocuteur fédéral auprès des Métis et des Indiens non inscrits Ottawa, 2010

1-800-567-9604
ATS seulement 1 866 553-0554

© Sa Majesté la Reine du Chef du Canada, représentée par le Ministre des Affaires autochtones et du développement du Nord canadien, 2012

Table des matières

Objet

Une bonne communication est essentielle à la réussite de toute entreprise, y compris à la négociation de revendications particulières. Toutes les parties à la négociation ont à communiquer de l'information au public. La Première Nation, elle, se doit d'informer ses membres du déroulement de cette négociation.

Les Premières Nations peuvent utiliser cette trousse de communication pour préparer un plan qui leur permettra d'informer leurs membres et les autres parties intéressées, et d'obtenir leur appui. Cette trousse doit donc faciliter la tâche des responsables des communications des Premières Nations au cours d'un processus de négociation de revendications particulières.

Le contenu de cette trousse s'inspire des outils que certaines Premières Nations, qui ont conclu des ententes sur leurs revendications, ont trouvés utiles. Chaque Première Nation peut, en fonction de ses particularités et de la nature de ses revendications, choisir les éléments qui répondent à ses besoins précis, et éventuellement les adapter à sa réalité.

Section 1 : Introduction

Pourquoi est-il important de planifier les communications?

Un groupe qui s'est fixé un objectif a intérêt à préparer un plan qui l'aidera à expliquer ce qu'il veut faire et à le justifier.

Tout comme dans la vie courante, les communications doivent se faire dans les deux sens pour être efficace. Si elles commencent par une transmission d'information, elles doivent aussi permettre aux personnes qui reçoivent cette information de la comprendre et d'en discuter.

Une stratégie de communication prend généralement la forme d'un document interne qui précise quels types d'information seront échangés et diffusés, et comment. Elle commence par énoncer clairement les objectifs des communications (comme informer les parties intéressées et obtenir leur appui) qui déterminent la suite de la stratégie, c'est-à-dire :

  • quelles sont les personnes qui doivent être informées ou visées (auditoires cibles), pourquoi doivent-elles l'être et quels peuvent être leurs sujets de préoccupation et leurs intérêts (besoins en matière d'information)?
  • quand et comment communiquer (activités)?
  • comment savoir si le plan est efficace (évaluation)?

Avantages d'une stratégie de communication

Dans le cas de négociations de revendications particulières, l'élaboration et la mise en œuvre d'un plan de communications sont utiles pour :

  • transmettre une information exacte, utile et en temps opportun à toutes les parties intéressées;
  • mieux faire connaître et comprendre les objectifs et les revendications de la Première Nation, lui permettre de recueillir plus d'appuis et expliquer le processus de négociation;
  • renforcer la confiance, la crédibilité et les relations, tant à l'interne qu'à l'externe;
  • faire en sorte que les membres de la Première Nation aient le sentiment d'être informés et consultés avant qu'on demande leur accord;
  • éviter les problèmes qui peuvent découler de communications mal planifiées. Une information inexacte ou incohérente peut être source de confusion, de conflits, de méfiance et d'insuffisance d'appuis. Il en va de même si l'information est communiquée trop tard ou ne répond pas aux besoins du groupe cible. Prévenir ces problèmes permet d'épargner du temps et des efforts.

Une stratégie de communication ne doit pas être longue ni compliquée, mais il faut que des gens se soient engagés à la mettre en œuvre. Pour en savoir davantage, voir la section sur la création d'une stratégie de communication.

Communications en partenariat ou communications conjointes

Dans bien des cas, les parties à une négociation (gouvernement du Canada, Première Nation et parfois gouvernement provincial ou territorial) travaillent ensemble aux communications afin de permettre au public de comprendre le processus, et d'obtenir son appui au règlement.

Cette coordination est généralement décrite dans une stratégie de communication commune. Celle-ci définit les modalités de collaboration entre les parties. Cette stratégie décrit surtout les mesures qui seront prises pour informer le public du déroulement des négociations. Dans le cadre de cette collaboration, elles se préviendront mutuellement, par courtoisie, des activités de communication à venir de chacune d'elles. En règle générale, les parties s'adonneront à des activités conjointes de communication quand elles devront s'adresser à des tierces parties, les communications visant expressément les membres d'une Première Nation relevant uniquement de celle-ci.

Avantages des communications conjointes

Les communications conjointes peuvent réellement contribuer au processus de négociation lorsque, par exemple :

  • elles permettent, au besoin, de communiquer en continu de l'information à l'extérieur, tout en protégeant la confidentialité des discussions à la table de négociation;
  • elles permettent de répondre efficacement et de façon coordonnée et cohérente aux préoccupations et aux questions;
  • elles permettent à une partie d'informer à l'avance les autres de ses activités de communication, afin de leur éviter les effets de surprise et de ne pas donner l'impression de négocier par l'entremise des médias;
  • elles confèrent plus de crédibilité à l'information diffusée et au processus de négociation en garantissant que les messages importants véhiculent la même information;
  • elles renforcent la confiance entre les parties à la négociation et répartit la charge du travail de communication.

La mise sur pied d'un groupe de travail sur les communications conjointes, composé de représentants de chaque équipe de négociation, facilitera ce type de travail. Ce groupe pourra élaborer des produits utiles à toutes les parties, comme un résumé de la revendication, des messages clés et une liste de questions et de réponses. Il pourra aussi établir une approche coordonnée des relations avec les médias et des activités possibles de communications conjointes. C'est ainsi que, par exemple, lorsque le règlement de la revendication aboutit à la création de nouvelles terres de réserve, les parties organisent le plus souvent conjointement les réunions d'information et les activités de sensibilisation avec les municipalités voisines.

Pour en apprendre davantage, voir quelques exemples de produits de communications conjointes, comme des communiqués de presse, des documents d'information et des foires aux questions.

Section 2 : Création et mise en œuvre d'une stratégie

Une bonne planification est cruciale pour la réussite de toute entreprise. Cette règle s'applique aussi aux communications. Pour être efficace, la stratégie de communication doit être adaptée aux besoins et aux particularités de la revendication et de la collectivité concernée. Les approches varieront selon les circonstances et en fonction de différents facteurs, comme la nature de la revendication, les relations locales, la réalité démographique de la collectivité visée ainsi que l'incidence que peut avoir une revendication de nature territoriale sur des tiers.

Quoi qu'il en soit, ce sont les membres de la Première Nation qui seront habituellement le plus directement touchés par le règlement. Les efforts déployés par la Première Nation pour communiquer avec ses membres sont donc essentiels au processus, surtout durant la préparation d'un vote de ratification de projet de règlement.

Voir les sections Conseils et pratiques exemplaires et Modèles d'outils de communication pour un scrutin communautaire.

Une approche graduelle

Il y a certaines étapes à suivre pour l'élaboration et la mise en œuvre d'un plan de communication.

Étape 1 : Désigner un représentant des communications

Il revient à la Première Nation de déterminer les rôles et les responsabilités des membres de son équipe de négociation, y compris du coordonnateur des communications ou de son porte-parole auprès du public. C'est généralement la première étape du processus de planification des communications.

Coordonnateur : La Première Nation nomme souvent un coordonnateur des communications pour les revendications particulières, qui peut avoir d'autres responsabilités au sein de l'équipe de négociation. Le coordonnateur de la Première Nation prévoit les besoins en communications et fournit conseils et assistance pour des activités comme les relations avec les médias, la tenue d'événements et la rédaction de textes. Un travail de coordination peut aussi être nécessaire pour les médias en ligne et les médias sociaux, la conception graphique, l'impression et les services de distribution. Si un groupe de travail sur les communications est formé, le coordonnateur y est souvent le représentant de la Première Nation.

Porte-parole auprès du public : Le porte-parole de la Première Nation, c'est-à-dire son chef ou son négociateur en chef, participe aux entrevues avec les médias et aux conférences de presse, aux réunions d'information générale, aux événements communautaires, aux présentations des parties intéressées et aux réunions.

Étape 2 : Déterminer l'auditoire cible et l'information dont il a besoin

L'étape suivante consiste à déterminer avec qui vous voulez communiquer. Dresser la liste des personnes ou des groupes qui le composent en vous demandant avec qui vous devrez communiquer. Quelles sont les parties intéressées? Quels sont les groupes qui peuvent être touchés ou intéressés par les négociations sur la revendication particulière?

Une fois cette liste dressée, vous devrez répondre à une autre série de questions clés. Les réponses que vous donnerez vous indiqueront comment et quand communiquer avec chacun de vos auditoires cibles. Voici ces questions :

  • Qu'est-ce que vos auditoires cibles savent et pensent déjà?
  • Quel est leur degré actuel de connaissance et d'intérêt?
  • Quelles sont leurs préoccupations?
  • Y a-t-il des idées fausses à dissiper?
  • Quelle somme d'information nouvelle un auditoire peut-il absorber d'un seul coup?
  • Où ces groupes s'informent-ils actuellement?
  • Comment souhaiteraient-ils obtenir l'information?
  • Est-ce que des sous-groupes nécessitent une attention ou une approche particulières (jeunes, aînés, membres hors réserve, etc.)?

Étape 3 : Créer une stratégie de communication

Si la planification demande du temps au début, elle facilite les communications par la suite. La plupart des stratégies de communication énumèrent les buts de la communication, les auditoires cibles, les messages clés et les activités. Le Modèle de stratégie de communication conjointe explique chacune des sections courantes d'une stratégie de communications. La section Modèles d'outils de communication pour un scrutin communautaire sous la responsabilité de la Première Nation fournit d'autres éléments, dont le contenu peut être adapté à chaque Première Nation et à chaque revendication.

Consulter les conseils sur la planification des communications dans ce guide ou bien un guide plus général sur la planification des communications.

Étape 4 : Mettre en œuvre la stratégie

Il ne faut pas voir dans les communications une activité ponctuelle. C'est un processus continu qui se déroule durant toutes les phases de la négociation, et même au-delà. Il faut en effet communiquer :

  • au lancement des négociations, sur une revendication particulière, et même lors de leur préparation, pour que les membres et les autres parties intéressées sachent ce qui se passe et pourquoi;
  • durant les négociations, pour informer activement les membres et les autres parties intéressées et répondre à leurs questions ou à leurs préoccupations;
  • lors de la préparation d'un scrutin organisé par la Première Nation sur un projet de règlement (phase de « ratification » ou d'approbation), sans oublier les communications servant à mettre à jour les adresses inscrites sur la liste électorale et à encourager les membres à voter;
  • après le scrutin, pour annoncer les résultats et les étapes à venir et, si le projet a été accepté, annoncer les activités visant à célébrer le règlement de la revendication.

Chacune de ces phases exige un travail de communication. Il peut s'agir de la rédaction de documents tels que des communiqués de presse, des bulletins ou des documents d'information. La mise en œuvre du plan peut aussi nécessiter de rédiger le contenu d'une page Web ou d'outils pour les médias sociaux. Il faudra aussi se préparer aux activités prévues, comme la publication d'annonces publicitaires, des entrevues avec les médias, des réunions d'information et de sensibilisation avec les municipalités voisines, des séances d'information et des ateliers, des assemblées publiques ou une cérémonie de signature.

Complément d'information :

Étape 5 : Évaluer le travail accompli

Votre équipe de négociation et vous pourrez tirer parti de divers retours d'information pour avoir une idée de l'efficacité avec laquelle les auditoires ont été joints, de ce qu'ils veulent savoir et de ce qui pourrait les préoccuper. Parmi les outils d'évaluation disponibles, on peut citer :

  • Surveiller les médias traditionnels et les médias sociaux;
  • Prendre connaissance de l'avis du public au moyen de la correspondance, des appels téléphoniques, des courriels reçus, de ce qui se dit sur Facebook ou sur Twitter;
  • Recevoir la rétroaction informelle lors de réunions avec des parties intéressées;
  • Recenser les cartes de commentaires lors de séances d'information et d'autres événements;
  • Surveiller les visites de sites Web.

Section 3 : Conseils et pratiques exemplaires

Conseils pour la planification des communications

Élaborer une stratégie :

  • Formuler les choses simplement et clairement pour que tous les intervenants connaissent les buts à atteindre et leur rôle.
  • Ne déroger pas de votre objectif : faites seulement le nécessaire.

Solliciter les intervenants :

  • En invitant les gens qui auront un rôle à jouer dans les communications à particper aux activités de communication, vous obtiendrez plus facilement leur appui à la stratégie de communication, que ce soit les membres de l'équipe de négociation, le chef de la Première Nation, le gestionnaire ou d'autres dirigeants et les membres du personnel.
  • Vous pourrez recueillir leurs avis au cours d'une séance de groupe ou lors de réunions individuelles. La consultation d'autres membres de la collectivité, comme les aînés, les jeunes, les propriétaires d'entreprise et les fournisseurs de services, pourra aussi vous permettre de recueillir des idées sur la façon de joindre les différents auditoires cibles.
  • D'autres Premières Nations, qui ont déjà participé à un processus de revendications particulières, pourraient vous fournir de l'information et vous donner des conseils. Pour déterminer quelles seraient les personnes-ressources, consultez le rapport de règlement des revendications particulières.

Planifier les communications au moment propice :

  • La stratégie de communication doit être établie aussitôt que possible après le lancement du processus de négociation. Bien sûr, le plan de communication doit être revu et mis à jour, selon les besoins.

Conseils sur le contenu de vos communications

  • Une bonne connaissance de votre auditoire vous aidera à préparer des documents répondant à ses besoins et à ses intérêts. Bien des gens ne connaîtront pas tous les détails d'une question. Ils saisiront mieux les enjeux si vous leur fournissez de l'information de base sur la terminologie et le processus.
  • L'utilisation d'un langage clair est toujours bienvenue, quels que soient l'auditoire et le sujet. La terminologie juridique et technique des revendications particulières peut rebuter bien des gens, ce qui rend d'autant plus important le recours à un langage simple. On trouve en ligne d'excellents guides de rédaction en style clair.
  • Des éléments visuels comme des photos, des cartes et des vidéos attirent l'attention et communiquent les messages clés. Voyez par exemple ces courtes vidéos dans lesquelles des représentants de Premières Nations expliquent que les négociations sur leurs revendications particulières ont donné de bons résultats.
  • Procéder à des essais en faisant lire ou voir par d'autres ce que vous avez préparé. Vous verrez ainsi si cela répond aux besoins de votre auditoire cible. Les commentaires ainsi recueillis pourront parfois vous donner des idées d'améliorations.
  • Prévoir du temps pour adapter le matériel en fonction des résultats des essais.
  • Présenter l'information différemment selon l'auditoire et les outils utilisés. Par exemple, le contenu d'une présentation destinée à des fonctionnaires et celui d'un commentaire sur un blogue en ligne sera différent. Pour joindre un auditoire, que vous optiez pour une séance portes ouvertes ou les médias sociaux, le choix du bon outil est aussi important que le message. Une combinaison de matériel imprimé, de communications en ligne et d'activités en personne vous aidera à joindre des auditoires variés.

Conseils pour tirer le meilleur parti d'une assemblée communautaire

Si vous envisagez d'organiser une séance d'information communautaire, vous aurez le choix entre différentes formules.

Une séance portes ouvertes permet aux membres de la collectivité d'interagir en personne avec les porte-parole. Ce sera l'occasion pour eux, à partir de l'information présentée dans un contexte plus large, de demander des précisions. Les séances portes ouvertes sont tenues généralement du début de l'après-midi jusqu'au début de soirée pour offrir aux participants une plage horaire qui convient à leur emploi du temps. Le but est de permettre des interactions individuelles avec les experts.

Une autre formule est l'assemblée publique, dans laquelle les porte-parole livrent des exposés à l'auditoire à une heure donnée. Le groupe a la possibilité de poser des questions à la fin des exposés. Ce type d'événement a souvent pour but de générer une discussion de groupe.

Quelle que soit la formule choisie, vous devez tenir compte de certains aspects clés dans votre planification.

  • Annoncer à l'avance au plus grand nombre la tenue de l'événement. Préciser si un service de garde ou des moyens de transport seront disponibles, dites si des rafraîchissements seront offerts, si des prix de présence seront donnés, etc.
  • Limiter la durée de ces événements entre deux heures et deux heures et demie.
  • S'il s'agit d'un événement conjoint, coordonner le déroulement de l'activité avec l'autre partie et revoir ensemble les présentations à l'avance.
  • Préparer les documents de communication à l'appui de ce qui se dira :
    • présentations, messages et liste de questions et réponses pour les orateurs et les porte-parole;
    • affichage de renseignements – affiches, éléments visuels et cartes;
    • trousses ou pochettes à emporter contenant de l'information sommaire rédigée en langage clair. Penser éventuellement à utiliser des DVD ou des clés USB.
  • Prévoir plus de temps pour la discussion que pour les présentations.
  • Prévoir des possibilités de discussion de personne à personne.
  • Pour les événements de type assemblée publique, désigner un modérateur qui aidera à contrôler le déroulement de la séance et fourniraux participants quelques règles de base.
  • Vérifier le son (acoustique) de toutes les salles et prévoir au besoin un matériel adapté.
  • Prévoir des moyens faciles d'offrir une rétroaction, comme des tableaux de papier, une boîte pour les questions et les suggestions ainsi que de courts questionnaires.

Utilisation des médias sociaux

Il existe plusieurs manières d'utiliser les médias sociaux et nombreux sont les outils et les plates-formes possibles. Cette section donne quatre exemples à la portée de tout le monde aujourd'hui : Facebook, Twitter, YouTube et la surveillance des médias sociaux. Ce ne sont que quelques exemples; il y a bien d'autres plates-formes de médias sociaux qui pourraient vous aider à atteindre vos objectifs de communication.

Voici quelques points à ne pas négliger si vous utilisez des médias sociaux :

  • Bien qu'ils soient gratuits, les médias sociaux peuvent exiger une planification et des ressources importantes ainsi que des réponses rapides aux demandes de renseignements ou aux observations. Ce ne sont pas des activités ponctuelles; l'utilisation de ces outils demande un travail soutenu.
  • La promotion d'une page Facebook (site Web non disponible en français) par des communications en ligne et en personne, et au moyen de documents imprimés, peut amener un plus grand nombre de personnes à suivre cette page. D'autres outils permettent de diffuser des mises à jour dans une page Facebook aux jalons importants et de promouvoir des événements communautaires.
  • Des images, des cartes et des vidéos peuvent aider à situer le contexte d'un enjeu. La présentation d'éléments visuels en ligne peut attirer un plus vaste auditoire, notamment des gens moins susceptibles de lire des documents imprimés. Différents outils en ligne, comme un site Web, une page Facebook ou un lien accompagnant un courriel, peuvent aider à faire connaître une vidéo diffusée sur YouTube.
  • Twitter (site Web non disponible en français) est un outil de conversation rapide et peut servir à communiquer des nouvelles brèves, accompagnées de liens vers des sites Web pouvant fournir une information plus approfondie. Avec les re-tweets (gazouillis partagés), l'utilisation des hashtags (mots-clic) (site Web non disponible en français) et de la fonction de recherche de Twitter, cet outil peut avoir une portée beaucoup plus grande que les seules personnes qui suivent votre page.
  • S'il n'est probablement ni possible ni utile de répondre à chaque commentaire, la participation à des conversations en ligne peut vous donner l'occasion de répondre à des préoccupations ou de corriger une information erronée. La surveillance des conversations en ligne peut vous aider à cibler vos activités de communication. Consultez cette liste qui énumère quelques-uns des outils gratuits en ligne qui surveillent les médias sociaux et vous envoient un message si une question qui vous intéresse a été abordée.

Conseils pour établir le calendrier des activités de communication

Voici quelques conseils pour vous aider à préparer votre calendrier d'activités :

  • Il importe d'entretenir des communications soutenues avec votre auditoire en procédant régulièrement à des mises à jour qui lui permettront de suivre le processus et de bien le comprendre. Si vous attendez la fin du processus pour communiquer toute l'information, les gens auront du mal à s'y retrouver et pourraient se désintéresser de la question.
  • Prévoyez que vous aurez besoin de temps pour préparer vos documents de communication, pour les produire et pour les distribuer. Vous obtiendrez ainsi un plan plus réaliste. Il est aussi sage de prévoir un plan de rechange, car il y aura toujours des facteurs qui viendront perturber votre échéancier.
  • Votre travail sera plus facile à gérer si vous le scindez en plusieurs phases, avec un calendrier et un partage précis des responsabilités pour chacune d'elles. La planification du calendrier des activités de communications doit aussi prendre en compte d'autres facteurs, comme la disponibilité des porte-parole, le plan de travail établi pour la négociation, ainsi que les jalons importants du processus de négociation.

Relations avec les médias

En établissant des relations avec les médias, en aidant leurs représentants à comprendre les enjeux et en vous tenant prêts à répondre à leurs questions, vous contribuerez à ce que la couverture médiatique d'une revendication particulière soit plus exacte. Pour établir ces relations, il est bon de prévoir :

  • une personne-ressource principale pour les médias au sein de la Première Nation;
  • une liste de questions et réponses que le porte-parole pourra utiliser pour répondre aux questions des journalistes, ou une trousse d'information qui pourra être distribuée par courriel ou au moyen de liens vers un site Web;
  • une liste des médias et de personnes-ressources pour les journalistes de la région; vous pourrez, moyennant des frais minimes, vous procurer cette information sur le site Web Canadian Advertising Rates and Data (site Web non disponible en français).

Vous pouvez aussi consulter un guide plus exhaustif sur la façon de travailler efficacement avec les médias.

Section 4 : Exemples de produits et d'outils de communication

  1. Modèle de stratégie de communication conjointe
  2. Modèles d'outils de communication pour scrutin communautaire
  3. Avis aux médias
  4. Communiqués de presse
  5. Fiches et documents d'information
  6. Bulletins et Foires aux questions
  7. Annonces de scrutin de ratification pour la presse écrite et la radio
  8. Liste de vérification pour une cérémonie de signature

Modèle de stratégie de communication conjointe

Ce modèle présente les sections clés d'une stratégie de communication et les activités de communication conjointes possibles dans le cadre de la négociation de revendications particulières.

Objectifs

  • Déterminer les buts visés par la stratégie de communication (p. ex. informer, obtenir un appui).

Environnement public

  • Résumer les activités de communication antérieures ainsi que les perceptions actuelles du public et les questions délicates.
  • Analyser les recherches pertinentes sur l'opinion publique, les enjeux locaux et la couverture médiatique.

Auditoires cibles

  • Énumérer les personnes et les groupes qui seront touchés ou intéressés par la revendication (p. ex. membres de Premières Nations, représentants locaux, médias, etc.).

Activités de communication conjointes :

  • Rédiger des messages clés (conjoints et individuels).
  • Élaborer une fiche ou un document d'information conjoint sur l'historique de la revendication et le processus de négociation.
  • [Première Nation] Élaborer ses plans pour informer et mobiliser ses membres (p. ex. bulletins, séances portes ouvertes, mises à jour de sites Web, mises à jour par les médias sociaux, messages vidéo, diffusion d'information lors d'événements communautaires ou de réunions déjà prévues, visites à domicile, ateliers) et prévoir la communication d'avis aux autres Premières Nations de la région, s'il y a lieu.
  • Élaborer une approche commune aux relations avec les médias et désigner des porte-parole.
  • Préparer des questions et réponses pour appuyer les porte-parole dans leur travail.
  • Définir le moment propice ou les éléments déclencheurs des activités de communication conjointes proposées, des autres activités et de la diffusion d'information aux jalons importants (p. ex. réunions d'information avec les municipalités voisines, bulletins, trousses d'information, mises à jour du site Web, présentations multimédias en ligne ou baladodiffusions, activités de sensibilisation auprès des principaux groupes intéressés, séances d'information des médias, séances portes ouvertes).
  • Publier un communiqué de presse soulignant les jalons importants (p. ex. cérémonie de signature, célébration communautaire), y joindre une fiche d'information et l'afficher en ligne, organiser les séances d'information technique pour les médias, publier des tweets accompagnés de liens menant aux annonces, utiliser les outils et les événements existants.

Protocoles de communication

  • Déterminer comment les parties vont travailler ensemble aux communications conjointes (p. ex. groupe de travail, traitement des appels des médias, désignation des porte-parole et de la principale personne-ressource pour les médias).

Évaluation

  • Évaluer les activités antérieures au moyen d'une surveillance des médias, de l'analyse de la correspondance et des rétroactions lors des assemblées, des demandes de renseignements du public, des visites de pages Web et des médias sociaux.

Modèle d'outils de communication pour scrutin communautaire

Ce modèle traite des activités et des outils de communication possibles que la Première Nation peut mettre en œuvre pour cibler, avant et pendant la phase de ratification, les électeurs qui seront appelés à se prononcer sur le règlement de la revendication particulière.

But : Dresser la liste des électeurs à contacter

Vous pouvez utiliser divers outils de communication pour dresser une liste des électeurs à contacter, et notamment :

  • Une ligne sans frais dont vous ferez connaître le numéro et que les membres vivant hors réserve pourront utiliser pour joindre les bureaux de la Première Nation concernée afin de fournir leurs coordonnées et, s'ils le désirent, de poser des questions.
  • Un message affiché sur la page d'accueil du site Web de la Première Nation indiquant la nécessité de fournir ses coordonnées pour pouvoir voter; ce message donnera le numéro sans frais et l'adresse courriel à utiliser à cette fin.
  • Un message envoyé par courriel ou par voie postale au personnel et aux membres de la Première Nation, dont les adresses sont connues, pour les inciter à communiquer avec leurs parents vivant hors réserve et leur demander d'appeler le numéro sans frais.
  • Le recours à la page Facebook de la Première Nation, ou au besoin la création d'une telle page, pour publier les nouvelles les plus récentes sur la négociation de la revendication particulière, y compris sur sa ratification éventuelle. Lors des réunions, dans la correspondance et sur le site Web, faire la promotion de cette page. Vous pouvez aussi demander aux membres d'utiliser Facebook pour chercher les coordonnées d'amis et de parents qui vivent hors réserve qui ont le droit de vote (À ce sujet, reportez-vous à la section Utilisation des médias sociaux.)
  • La diffusion d'un message vidéo du chef ou du porte-parole sur YouTube et l'utilisation du fil Twitter de la Première Nation pour diffuser la demande adressée aux électeurs éventuels de fournir leurs coordonnées.
  • La production d'une affiche à placarder à des endroits stratégiques pour demander aux membres vivant hors réserve de fournir leurs coordonnées. Il faudrait auparavant préparer une liste des endroits que les membres de la Première Nation sont susceptibles de fréquenter.

But : Informer de la tenue du scrutin de ratification et inciter les gens à voter

Vous pouvez utiliser divers outils de communication pour informer de la tenue du scrutin de ratification et inciter les membres qui ont le droit de vote à s'en prévaloir, et notamment :

  • Une affiche à produire et à placarder à des endroits stratégiques pour informer de la tenue du scrutin de ratification.
  • Des annonces à paraître dans les journaux autochtones, les quotidiens locaux et régionaux et les hebdomadaires, sans négliger les journaux qui peuvent être lus par un grand nombre de membres vivant hors réserve, pour les informer de la tenue d'un scrutin de ratification et les inciter à s'inscrire et à voter.
  • Des annonces à diffuser sur les ondes des stations de radio ciblées pour informer les membres de la tenue d'un scrutin de ratification et les inciter à s'inscrire et à voter (dresser la liste de ces stations).
  • Des articles publiés dans le bulletin communautaire usuel de la Première Nation soulignant l'importance du scrutin qui va être organisé et invitant les membres à fournir leurs coordonnées et à voter.
  • Un bulletin spécial à publier pour informer les membres du projet de règlement et leur expliquer le processus de ratification (notamment le mode de scrutin et la question posée sur le bulletin de vote).
  • Les dernières nouvelles et des avis à publier dans le site Web, dans la page Facebook de la Première Nation et un lien sur le fil Twitter annonçant la date du scrutin et celles des assemblées communautaires ou des séances portes ouvertes en insistant sur l'importance de la démarche. Un bref enregistrement vidéo du chef ou du porte-parole sur YouTube pourra également rappeler la date du scrutin.

But : Faire connaître et comprendre le projet de règlement

Vous pouvez utiliser divers outils de communication pour faire connaître et comprendre le projet de règlement par les électeurs, et notamment :

  • Des assemblées communautaires, des séances d'information ou des séances portes ouvertes pour informer les électeurs sur le projet de règlement (dresser la liste de ces emplacements tant dans la réserve que hors réserve).
  • Une présentation ou des affiches à utiliser lors des assemblées communautaires (envisager de retenir les services d'un facilitateur indépendant ou d'offrir une formation sur la consultation ou la présentation, s'il y a lieu).
  • Une série de questions auxquelles il faut s'attendre avec les réponses à y donner, à remettre au porte-parole pour faciliter sa tâche, et une série de messages clés concis sur le règlement proposé à utiliser en renforcement.
  • Une courte vidéo à diffuser sur YouTube, comportant des entrevues avec les porte-parole, pour donner de l'information sur le règlement proposé.
  • Des articles sur le projet de règlement à faire paraître dans les bulletins communautaires de la Première Nation publiés avant le scrutin.
  • Un bulletin résumant le projet de règlement à remettre à tous les électeurs (sa distribution pourrait se faire par voie postale et lors des assemblées communautaires. Il peut y avoir intérêt à faire lire ce bulletin par des membres des groupes cibles pour s'assurer que l'information qui y figure est claire et compréhensible. Ce document devrait aussi être affiché dans le site Web de la Première Nation).
  • Des annonces, sur la page Facebook et dans le profil Twitter de la Première Nation, selon le cas, de la parution de tous les résumés dont la lecture peut être utile.
  • Un suivi des conversations sur les autres pages Facebook, les blogues ou les fils Twitter, en y prenant part au besoin pour corriger l'information erronée qui circule.
  • Une trousse d'information à envoyer à tous les membres de la Première Nation.
  • Une trousse d'information, avec le bulletin, à remettre à tous les participants aux assemblées communautaires.
  • Des envois de courriels et des campagnes de porte à porte, des cercles de discussion, des séances spéciales pour les jeunes, les femmes ou les aînés.
  • Profiter des activités organisées (p. ex. pow-wow, si cela s'avère possible) pour diffuser de l'information et répondre aux questions.

Avis aux médias

Définition :
Avis communiqué aux médias pour les informer de la tenue d'un événement ou d'une activité que vous voudriez les voir couvrir.

Les avis aux médias sont de brefs messages qui fournissent suffisamment de détails pour intéresser les membres des médias, mais pas au point qu'ils puissent rédiger un article sans avoir à se rendre à l'événement. Mentionner les noms des personnes intéressantes à rencontrer, des dignitaires, des élus ou d'autres personnes jouant un rôle clé dans l'événement.

Modèle d'avis aux médias

[Placez le logo ici] __________ Première Nation

AVIS AUX MÉDIAS

Date (jour, mois, année)

À L'ATTENTION DES AGENTS DES AFFECTATIONS

Titre principal : La Première Nation _______________ annonce une étape clé dans les négociations sur ses revendications

Sous-titre adoptant un angle particulier de la nouvelle – intérêt local, par exemple (facultatif)

(Emplacement de l'organisation de la Première Nation) – Le chef __________ de la Première Nation __________, les membres de l'équipe de négociation ainsi que (désigner dignitaires et représentants) feront une présentation et répondront aux questions des médias sur un projet de règlement concernant (fournir de brefs détails).

Date : _______________

Heure : _______________

Lieu (de l'événement) : _______________

Personne-ressource :

Nom et titre _______________

Organisation _______________

Numéro de téléphone _______________

Adresse courriel _______________

Communiqués de presse

Définition :
Énoncé destiné aux médias et exposant les principaux points d'un événement ou d'une nouvelle que vous voudriez les voir couvrir. Voir conseils et modèles supplémentaires sur l'écriture de communiqués.

Prener connaissance d'un des communiqués de presse types suivants consacrés à une revendication particulière :

  • Le Canada, la Première Nation de Seton Lake et la Colombie-Britannique concluent un accord de règlement définitif
  • Le Canada et la Première Nation de Caldwell trouvent une solution mutuellement bénéfique pour régler une revendication de longue date
  • Le Canada célèbre la conclusion d'une entente historique sur le règlement des droits fonciers issus de traités avec la Première Nation de Sturgeon Lake et la province de la Saskatchewan (19 juin 2007)

Fiches et documents d'information

Définition :
Document comptant une ou deux pages résumant les principaux faits et l'information de base pouvant être communiqués au public et aux médias.

  • Revendication particulière de la Première Nation de Woodstock
  • Revendication particulière concernant l'ancien cimetière des Anishinabeg de Kitigan Zibi
  • Accord de règlement avec la Nation crie de Bigstone

Bulletins et Foires aux questions

Définition :
Un bulletin livre les plus récentes nouvelles et de l'information de base sur une question et est généralement publié de façon régulière. Une « Foire aux questions » énumère des questions suivies d'une réponse comptant un ou deux paragraphes portant sur les principaux points d'intérêt ou aspects préoccupants pour les parties intéressées. Ces deux outils sont utiles pour les sites Web et les trousses d'information.

Annonces de scrutin de ratification pour la presse écrite et la radio

Exemple d'annonce pour la presse écrite : Invitation à communiquer leurs coordonnée

La Première Nation _______________ souhaite joindre les personnes ayant le droit de vote pour leur communiquer les détails du règlement d'une revendication déposé

[Placez logo PN ici]

La Première Nation _______________ négocie une revendication avec le Canada et (nom de la province s'il y a lieu) portant sur (brève description de la revendication).

Avant que la revendication puisse être réglée, les membres seront appelés à voter, en personne ou par la poste. Le scrutin devrait se tenir dans les mois à venir.

Si vous êtes membre de la Première Nation _______________, vous pouvez communiquer sans frais avec la Première Nation au (numéro de téléphone) et indiquer vos plus récentes coordonnées. Cela nous permettra de vous envoyer directement l'information relative au vote et aux prochaines séances portes ouvertes. Vous pouvez aussi envoyer vos coordonnées à (adresse courriel). Vous trouverez un complément d'information dans la page Facebook ou dans le site Web de la Première Nation à (adresse URL du site Web).

Exemple d'annonce à la radio : Allez voter 

La Première Nation _______________ en est venue à un projet de règlement avec le gouvernement fédéral et (nom de la province s'il y a lieu) sur la revendication concernant (brève description de la revendication ou nom de la revendication).

Pour que le projet de règlement puisse être approuvé, la Première Nation _______________ doit le ratifier. C'est pourquoi tous les membres de la Première Nation seront appelés à voter. Le scrutin doit se tenir dans les mois à venir [ou indiquer la date]. Si vous êtes membre de la Première Nation _______________, vous pouvez communiquer sans frais avec la Première Nation au (numéro de téléphone) et indiquer vos plus récentes coordonnées. Cela nous permettra de vous envoyer directement l'information relative au vote et aux des prochaines séances portes ouvertes. Vous pouvez aussi envoyer vos coordonnées à (adresse courriel). Vous trouverez un complément d'information dans la page Facebook ou dans le site Web de la Première Nation à (adresse URL du site Web, si elle est courte et facile à retenir).

Communiquez avec nous pour vous assurer de faire entendre votre voix sur ce règlement.

Liste de vérification pour une cérémonie de signature

Il arrive souvent que des cérémonies de signature soient organisées après la conclusion d'une convention définitive. La liste de vérification suivante pourra vous guider dans la planification de la cérémonie et de la journée de l'événement. Vous pouvez aussi consulter un guide plus général sur la planification d'événements.

Planification

  • Liste des invités, adresses et lettres d'invitation (envoyées le plus tôt possible)
  • Réservation des lieux
  • Préparation, impression et traduction (au besoin) : programmes des activités et exemplaires signés de la convention (si des exemplaires doivent être présents à la cérémonie)
  • Détails sur l'événement à inclure dans les notes de scénario :
    • déroulement de l'événement, ordre des orateurs, échange de cadeaux, disposition de la salle, service de traiteur
    • y aura-t-il un maître de cérémonie? Quel sera le rôle des aînés? (p. ex. prière d'ouverture et de clôture)? Qui présentera la convention définitive à chaque partie pour la signature? Huissiers? Services de sécurité? Photographe officiel?
  • Besoins en audiovisuel (microphone, alimentation électrique) et ameublement (chaises, tables, estrade)
  • Médias :
    • Inviter les médias au besoin en lançant un avis aux médias ou en les joignant au téléphone
    • Déterminer les besoins des médias (p. ex. trousse d'information, exigences techniques pour enregistrer l'événement et, s'il y a lieu, disponibilité des porte-parole pour les questions, moment et endroit pour les entrevues)
    • Mot d'ouverture, « questions et réponses » pour les porte-parole
  • Cadeaux

Journée de l'événement

  • Vérifier la sonorisation
  • Aménager la salle (tables, chaises, sections pour les aînés, les autres invités spéciaux et les médias, s'il y a lieu, table avec programme de l'événement, rafraîchissements)
  • Aménagement de la scène ou de l'avant de la salle (microphone, estrade, table avec nappe et eau, etc.)
  • Confirmer les détails de l'événement et les rôles avec les participants au défilé (s'il y a lieu), les huissiers, le service de sécurité, le photographe et le coordonnateur des médias.

Avez-vous trouvé ce que vous cherchiez?

Qu’est-ce qui n’allait pas?

Vous ne recevrez aucune réponse. N'incluez pas de renseignements personnels (téléphone, courriel, NAS, renseignements financiers, médicaux ou professionnels)
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