Rapport annuel au parlement 2024-2025 : Loi sur la Protection des Renseignements Personnels

Mandat de Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada

Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada continue de renouveler les relations de nation à nation, entre les Inuit et la Couronne, et de gouvernement à gouvernement entre le Canada et les Premières Nations, les Inuit et les Métis; de moderniser les structures du gouvernement du Canada afin de permettre aux peuples autochtones de renforcer leurs capacités et de soutenir leur vision de l'autodétermination; et de diriger les travaux du gouvernement du Canada dans le Nord.

Ces relations doivent être fondées sur la reconnaissance des droits, le respect, la coopération et le partenariat. Le ministère RCAANC s'appuiera sur les progrès déjà réalisés, notamment la mise en place de tables de reconnaissance des droits à travers le pays, le renforcement des relations avec les organisations autochtones nationales afin de progresser sur les priorités communes, et les progrès réalisés à l'échelle du gouvernement en réponse aux appels à l'action de la Commission de vérité et réconciliation.

RCAANC est l'un des deux ministères fédéraux principalement chargés de respecter les obligations et les engagements du gouvernement du Canada envers les Premières Nations, les Inuit et les Métis, et de s'acquitter des responsabilités constitutionnelles du gouvernement fédéral dans le Nord. Le mandat général et les responsabilités étendues de RCAANC sont le fruit de plusieurs siècles d'histoire et de défis démographiques et géographiques uniques. Ce mandat découle de la Loi constitutionnelle de 1982, de la Loi sur les Indiens, de la Loi sur le ministère des Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (qui a remplacé la Loi sur le ministère des Affaires indiennes et du Nord Canada), des lois territoriales, des traités, des revendications globales et des accords d'autonomie gouvernementale, ainsi que de diverses autres lois touchant les peuples autochtones et le Nord.

Application de la Loi sur l'accès à l'information au ministère des Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada

Le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (BAIPRP) de RCAANC reçoit les demandes d'accès aux documents présentées par le public canadien et les traite au nom du ministre et du Ministère. Il s'acquitte de ses fonctions en vertu de la LAI et de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) et par le biais d'un décret de délégation ministérielle.

Le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels est situé au Secrétariat ministériel. Le secrétaire ministériel est membre du Comité de la haute direction du RCAANC.

Le Bureau de l'AIPRP coordonne et met également en œuvre des politiques, des lignes directrices et des procédures visant à garantir la conformité du ministère à la LAI et à la LPRP. Il organise également des ateliers, des cours de formation et des séances de sensibilisation destinés à améliorer l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels au sein du ministère.

En vertu de l'article 96, RCAANC fournit des services partagés d'AIPRP à Services aux Autochtones Canada (SAC) dans le cadre d'un Accord de niveau de service (ANS). L'ANS est mis à jour chaque année et le secrétaire ministériel de SAC est responsable de son approbation au sein de son propre ministère.

La délégation des responsabilités ministérielles relatives à la LAI et à la LPRP reste spécifique à chaque institution.

Dans le cadre d'un modèle de services partagés, tous les analystes de l'AIPRP traitent les demandes pour RCAANC et SAC. Les demandes varient en termes de volume et de complexité.

Le Bureau de l'AIPRP fournit des conseils et des orientations aux deux ministères sur un certain nombre de sujets :

1. L'application de la LAI et de la LPRPP
2. La divulgation au public d'informations sensibles ou protégées;
3. Sensibilisation et formation sur les questions d'accès à l'information et de protection de la vie privée dans l'ensemble du ministère;
4. Publications proactives;
5. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) au sein du ministère;
6. Divulgations autorisées de renseignements personnels en vertu du paragraphe 8(2) de la LPRP;
7. Déclarations appropriées en vertu de la LPRP sur les instruments de collecte de données, c'est-à-dire les formulaires, les sondages, les événements enregistrés, etc.
8. Mises à jour de la source d'information et préparation et enregistrement des fichiers de renseignements personnels et des catégories de documents connexes;
9. Protocoles relatifs aux atteintes à la vie privée; et
10. Conseils en matière de protection de la vie privée dans les protocoles d'entente, les accords de partage d'informations et les accords de partage d'informations multi juridictionnels (APIMJs) plus complexes.

L'équipe chargée de la réception trie et coordonne les demandes de documents provenant du public canadien ou de personnes résidant au Canada qui relèvent du ministère et qui sont présentées en vertu de la LAI et de la LPRP.

L'équipe des opérations traite les documents conformément à la LAI et à la LPRP. L'équipe est chargée de fournir les réponses dans les délais prévus par la loi.

En plus du Bureau de l'AIPRP, chaque secteur et bureau régional RCAANC compte des agents de liaison de l'AIPRP (AL) qui reçoivent les demandes du Bureau de l'AIPRP et les transmettent ensuite aux services concernés de leur secteur afin qu'ils récupèrent les documents. Les AL jouent un rôle crucial en veillant à ce que les documents, les déclarations d'impact et les autorisations appropriés soient obtenus et communiqués au Bureau de l'AIPRP dans les délais impartis.

Les analystes de l'AIPRP travaillent en étroite collaboration avec les secteurs de programme concernés afin de s'assurer que tous les documents pertinents sont identifiés et que les renseignements qu'ils contiennent sont traités conformément aux lois. Ce travail garantit que les documents ministériels sont divulgués de manière appropriée au public canadien, dans un souci d'ouverture et de transparence.

Toutes les demandes sont suivies et traitées à l'aide du système de gestion des cas AccessPro. Le Bureau de l'AIPRP abandonnera progressivement ce système de gestion des cas qui arrive en fin de vie et s'est pourvu d'un nouveau système appelé ATIPXpress. Cette solution a été choisie pour accroître l'efficacité en réduisant les délais de traitement et en s'éloignant d'un système plus manuel. Elle améliorera la conformité du ministère aux délais législatifs, allégera les pressions exercées par le Commissariat à l'information (CI) et le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVPC) et améliorera le service offert au public canadien. Ce nouveau système de gestion des cas fournit un outil pris en charge, stable et à la pointe de la technologie pour gérer de manière fluide la charge de travail des deux ministères au sein d'un seul système, ce qui réduit encore davantage les délais de traitement. La solution devrait être mise en œuvre au cours de l'exercice 2025-2026.

Le service des opérations de l'AIPRP travaille à la mise à jour et à la formalisation de son programme de perfectionnement afin de recruter et de retenir des analystes qualifiés possédant des compétences spécialisées. Le programme en plusieurs phases est basé sur des critères de rendement qui énoncent clairement les attentes à chaque niveau, de CR-04 à PM-06. Un employé peut choisir de participer au programme pour développer ses compétences, acquérir de l'expérience et faire progresser sa carrière au sein de l'organisation. Avec les conseils des chefs d'équipe, les analystes peuvent acquérir une expertise spécialisée liée aux ensembles de documents uniques de RCAANC.

Ce programme a été élaboré dans un souci d'ouverture et de transparence afin de développer et de fidéliser le personnel actuel et d'offrir des possibilités d'avancement au sein du Bureau de l'AIPRP et du Ministère. Le programme de perfectionnement pilote a connu un grand succès. Au cours de la période visée par le présent rapport, onze analystes ont été promus ou se sont vu offrir des possibilités d'intérim en raison de leur réussite dans le programme.

Le Ministère a continué de respecter ses exigences en matière de publication proactive au cours de la période visée par le présent rapport et a publié chaque mois les titres des documents d'information soumis au ministre et au sous-ministre. Il a également publié les résumés des demandes traitées sur le portail du gouvernement ouvert, continuant ainsi d'améliorer la communication avec les Canadiens et de promouvoir la transparence.

Le Ministère a continué d'utiliser les outils Microsoft Office 365 pour communiquer en interne et dialoguer avec les principaux intervenants. Le bureau de l'AIPRP a tiré parti de ces outils pour transférer des informations aux différents secteurs afin d'assurer la continuité des activités dans le cadre d'une structure de travail hybride.

Afin de mieux servir ses clients, le Ministère participe au Service de demande en ligne d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels. Les Canadiens peuvent soumettre des demandes en vertu des lois par l'intermédiaire de ce canal en ligne administré par le SCT.

Le Bureau de l'AIPRP continue de fonctionner selon un modèle hybride. Étant donné que les mesures prises pour lutter contre la pandémie ont considérablement réduit l'utilisation du papier, le bureau a principalement reçu des demandes et des documents électroniques. Il a fourni des dossiers de divulgation par voie électronique aux demandeurs grâce à l'utilisation d'E-post Connect, qui a été mis en œuvre en février 2020.

Bureau du directeur

Le Directeur (EX-01), à titre de Coordonnateur institutionnel de l'AIPRP, détient tous les pouvoirs délégués prévus par la Loi. Pour les fonctions administratives journalières, celui-ci est appuyé par un Directeur adjoint des Opérations (PM-06), un Directeur adjoint des Politiques et de la protection des renseignements personnels (PM-06), un Adjoint administratif (AS-01), ainsi que par un Administrateur des systèmes (AS‑04) pour la production de rapports.

Équipe des Politiques et de la protection des renseignements personnels

L'équipe est dirigée par deux Chefs d'équipe (PM-05), qui sont responsables de l'aperçu du traitement des demandes par leur équipe, y compris l'examen des demandes liées aux politiques et à la protection de la vie privée. Celle-ci est formée d'Analystes aux niveaux PM-04, PM-03 et PM-02, qui répondent aux questions liées à la protection de la vie privée (telles que les atteintes à la vie privée, les demandes de divulgation ordonnées par le tribunal, les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée) et offrent de la formation et des conseils en matière de la protection de la vie privée, avec le soutien d'un commis d'accueil (CR-04).

Équipe des Opérations

L'équipe des opérations est dirigée par trois Chefs d'équipe (PM-05), qui sont responsables de l'aperçu du traitement des demandes par leur équipe, y compris l'examen des demandes complétées. L'équipe des opérations est composée d'Analystes aux niveaux PM-04, PM-03 et PM-02 qui traitent les demandes d'accès et de confidentialité de volume et de complexité variables, ainsi que la formation.

Équipe de réception

L'équipe d'accueil est dirigée par un Chef d'équipe (PM-05) et est composée de divers agents d'accueil. (PM-04, PM-01 et CR-04), qui saisissent toutes les demandes dans le système électronique de gestion des cas, accusent réception des demandes, effectuent des services d'imagerie, interagissent avec le public et y répondent.

1.Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

2. Demandes informelles

Une demande informelle est définie comme une demande de copies de demandes d'accès à l'information précédemment traitées et divulguées. Aucune demande informelle n'a été reçue en vertu de la loi sur la protection de la vie privée (PA) en 2024-2025.

3. Demandes fermées pendant la période considérée

3.1 Traitement et délai d'exécution

Au cours de la période visée par le rapport, 292 demandes ont été fermées au total. Parmi celles-ci, RCAANC a fourni des réponses complètes ou partielles dans 205 cas, soit 70 % de toutes les demandes traitées.

Le résultat le plus courant a été la divulgation partielle, qui a eu lieu dans 153 cas (52 %). Dans 56 cas (19 %), aucun document n'a été trouvé pour répondre à la demande. En outre, 31 demandes (11 %) ont été abandonnées par le demandeur, souvent en raison de soumissions incomplètes ou de l'absence de l'autorisation requise pour la divulgation (voir tableau 3.1.1).

Équivalent textuel pour le graphique Tableau 3.1.1 Pourcentage de dossiers complets pour chaque communication

Tableau 3.1.1 Pourcentage de dossiers complets pour chaque communication

Disposition	Pourcentage des demandes
Toutes divulguées	18 %
Divulguées en partie	52 %
Aucun enregistrement n'existe	19 %
Demande abandonnée	11 %

Au cours de la période visée par le rapport, RCAANC a traité et fermé un total de 292 demandes. Parmi celles-ci, 62 demandes (21 %) ont été traitées dans un délai de 1 à 15 jours à compter de leur réception, et 151 autres demandes (52 %) ont été finalisées dans un délai de 16 à 30 jours. Au total, 213 demandes, soit 73 % de toutes les demandes traitées, ont été fermées dans les 30 jours suivant leur réception.

61 autres demandes (21 %) ont été traitées dans un délai de 31 à 60 jours, tandis que 17 demandes (6 %) ont nécessité plus de 60 jours pour être traitées. Parmi celles-ci, 12 demandes ont été traitées dans un délai de 61 à 120 jours, 2 dans un délai de 121 à 180 jours, 3 dans un délai de 181 à 365 jours et 1 demande a nécessité plus de 365 jours pour être traitée (voir le tableau 3.1.2).

Cette répartition reflète l'engagement continu de RCAANC à traiter rapidement les demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la grande majorité d'entre elles étant résolues dans les délais prévus par la loi. (Tableau 3.1.2).

Tableau 3.1.2 Traitement et délai d'exécution

Traitement des demandes	Délai de traitement (jours)
	1 à 15	16 à 30	31 à 60	61 à 120	121 à 180	181 à 365	> 365	Total
Toutes les informations divulguées	3	36	11	2	0	0	0	52
Divulgué en partie	4	94	39	10	2	3	1	153
Tous exemptés	0	0	0	0	0	0	0	0
Tous exclus	0	0	0	0	0	0	0	0
Aucun enregistrement n'existe	32	19	5	0	0	0	0	56
Demande abandonnée	23	2	6	0	0	0	0	31
Ni confirmé ni infirmé	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	62	151	61	12	2	3	1	292

4. Divulgation en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5) de la LPRP

La divulgation autorisée en vertu du paragraphe 8(2) de la LPRP décrit les circonstances dans lesquelles les renseignements personnels sous le contrôle des institutions gouvernementales peuvent être divulgués sans le consentement de la personne concernée. En 2024-2025, RCAANC n'a effectué aucune divulgation autorisée en vertu des alinéas 8(2)e) ou 8(2)m). Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada exige que ces divulgations autorisées soient consignées dans le rapport statistique.

Aucune divulgation n'a été autorisée en vertu de l'alinéa 8(2)e) à la suite de demandes présentées par des organismes d'enquête visés par la Loi sur la protection des renseignements personnels. La LPRP permet la divulgation de renseignements personnels à un organisme d'enquête précisé dans les règlements, sur demande écrite de cet organisme, dans le but de faire respecter une loi du Canada ou d'une province ou de mener une enquête légitime, si la demande précise l'objet et décrit les renseignements à divulguer.

Aucune divulgation n'a été autorisée en vertu de l'alinéa 8(2)m) lorsque le responsable de l'institution a estimé que l'intérêt public l'emportait clairement sur toute atteinte à la vie privée qui pourrait résulter de la divulgation. La LPRP autorise la divulgation en vertu de l'alinéa 8(2)m) à toute fin où, de l'avis du responsable de l'institution, l'intérêt public l'emporte clairement sur toute atteinte à la vie privée qui pourrait résulter de la divulgation, ou si la divulgation serait clairement dans l'intérêt de la personne concernée par les renseignements.

Le Commissariat à la protection de la vie privée doit être informé des communications effectuées en vertu de l'alinéa 8(2) m), conformément à l'article 8(5) de la Loi sur l'accès à l'information. Cela n'a pas été nécessaire en 2024-2025.

Les autres divulgations autorisées qui ne sont pas prises en compte dans le rapport statistique comprennent :

Trois (3) divulgations ont été autorisées en vertu de l'alinéa 8(2)d) à la demande du ministère de la Justice. La LPRP autorise la divulgation de renseignements personnels au procureur général du Canada pour qu'il les utilise dans le cadre de procédures judiciaires impliquant la Couronne du chef du Canada ou le gouvernement du Canada.

Trente-neuf (39) divulgations ont été autorisées en vertu de l'alinéa 8(2)k) à la demande des chercheurs autorisés désignés dans la LPRP. La LPRP autorise la divulgation de renseignements personnels aux fins de recherche ou de validation des revendications, des différends ou des griefs de tout peuple autochtone du Canada.

Le bureau de l'AIPRP a autorisé un total combiné de 42 demandes en vertu de l'article 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels en 2024-2025.

5. Demandes de correction de renseignements personnels et de mentions

Au cours de la période visée par le rapport, aucune demande de correction de renseignements personnels ou de notes n'a été reçue.

6. Prolongations

Au cours de la période visée par le rapport 2024-2025, RCAANC a invoqué un total de 39 prolongations en vertu de l'article 15(a) de la Loi sur l'accès à l'information, qui autorise les prolongations lorsque le traitement d'une demande perturberait de manière déraisonnable les activités de l'institution. Toutes les prolongations ont été accordées pour une durée de 16 à 30 jours.

La majorité de ces prolongations étaient attribuées au volume important de demandes (31 cas), suivi du volume important de pages (6 cas) et de l'examen supplémentaire nécessaire pour déterminer les exemptions (1 cas). Une prolongation supplémentaire a été accordée en raison de la difficulté à obtenir les documents. Aucune prolongation n'a été accordée pour la traduction, la conversion ou les consultations (tableau 6.1).

7. Consultations reçues d'autres institutions et organisations

RCAANC n'a reçu aucune consultation d'autres institutions du gouvernement du Canada ou d'autres organisations au cours de la période visée par ce rapport.

8. Délai de réalisation des consultations sur les documents confidentiels du Cabinet

Au cours de la période visée par le rapport, aucune consultation sur l'application de l'article 70 de la Loi sur l'accès à l'information n'a été envoyée à l'unité des services juridiques du ministère pour consultation sur d'éventuelles informations confidentielles du Cabinet.

Au point 3.3, nous indiquons : « Au cours de la période visée par le rapport 2024-2025, une exclusion a été appliquée en vertu de l'alinéa 70(1)a) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette disposition concerne les documents qui sont exclus de l'application de la Loi parce qu'ils se rapportent aux confidences du Conseil privé de la Reine pour le Canada, plus précisément aux mémorandums dont l'objet est de présenter des propositions ou des recommandations au Conseil. »

9. Plaintes et avis d'enquête reçus

Au cours de la période visée par le rapport 2024-2025, cinq plaintes ont été reçues du Commissariat à la protection de la vie privée en vertu de l'article 31. Six plaintes ont été classées, ce qui a donné lieu au traitement de 15 608 pages. Le Conseil du Trésor du Canada exige que les institutions fassent le suivi des articles 31, 33 et 35 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le rapport statistique (tableau 9).

10. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) et fichiers de renseignements personnels (FRP)

11. Atteintes à la vie privée

12. Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

L'ordonnance de délégation de pouvoirs

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 2 – Demandes informelles

Section 3 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

Section 4 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Section 5 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Section 6 : Prorogations

Section 7 – Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

Section 8 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

Section 9 – Avis de plaintes et d'enquêtes reçus

Section 10 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et des Fichiers de renseignements personnels (FRP)

Section 11 – Atteintes à la vie privée

Section 12 – Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels