Audit du Programme d'adaptation aux changements climatiques

Structures de gouvernance établies, forte collaboration et documents liés aux comités

L'audit a permis de constater que des structures de gouvernance solides ont été établies et mises en œuvre dans les trois programmes. Le programme disposait de structures de gouvernance clairement établies avec des rôles et des responsabilités définis, documentés dans le cadre de référence. L'examen des documents relatifs aux réunions, tels que les comptes rendus de décisions, les ordres du jour et les procès-verbaux, a permis de constater que les réunions se tenaient régulièrement et de manière cohérente. En particulier, les comités consultatifs de tous les programmes ont présenté des documents cohérents et des comptes rendus de réunion complets concernant la vision du programme, le financement existant et renouvelé, les mises à jour de la situation financière, les mises à jour des principaux projets, ainsi que les principales mesures à prendre par les membres du cercle consultatif et l'équipe du Programme visé. Le contenu discuté lors de ces réunions a été considéré comme essentiel pour soutenir les objectifs du Programme. En outre, la collaboration entre le PACCPN, le PSCCA et le PPCCN a été soulignée dans les entretiens et illustrée dans les documents des réunions.

Documents détaillés sur les orientations du programme

L'audit a permis de constater que, pour les programmes, on a élaboré des guides des opérations du programme (GOP) détaillés, ainsi qu'un guide de processus d'ententes de contribution, afin de fournir des orientations et un soutien au personnel du Programme. Chacun des trois programmes ont démontré un GOP qui comprenait le contexte du Programme, les descriptions du programme (c.-à-d., l'aperçu, les objectifs, le modèle logique, les activités du Programme, les autorisations de financement, les participants au Programme, les liens avec d'autres programmes, les critères d'admissibilité au financement de projet, le processus de proposition de projet), et les rôles et responsabilités du Programme (c.-à-d., le personnel du programme à l'administration centrale, le personnel régional, les partenaires/collaborateurs du Programme et les bénéficiaires du financement du Programme). Les GOP étaient suffisamment complets pour soutenir les activités du Programme. Le guide du processus d'ententes de contribution contient des renseignements détaillés sur les étapes nécessaires à la conclusion d'ententes de contribution dans le cadre du Programme. Le guide des procédures d'ententes de contribution, ainsi que deux des trois GOP du Programme, ont été mis à jour et révisés au cours de la période d'audit (exercice 2021 à exercice 2024). Toutefois, le troisième GOP n'a pas été mis à jour depuis 2019 et la direction du programme a confirmé qu'il n'y avait pas eu de mises à jour importantes des processus depuis 2019. En fonction de cette confirmation, l'équipe d'audit a estimé que les documents existants étaient suffisants.

Possibilité de renforcer la cohérence et l’exécution de la formation

L'audit a permis de constater que les documents relatifs à la formation au sein du Programme d'ACCEP étaient limités. L'examen des documents et les discussions avec les gestionnaires de programme ont permis de constater qu'en dehors de ces GOP, du guide de processus d'ententes de contribution et des documents d'orientation, le programme n'a fourni aucune autre preuve de matériel de formation complet. Le matériel de formation propre à un programme ou à un rôle n'était pas disponible dans tous les programmes. La principale méthode de formation est informelle et il n'existe donc pas de processus officiel pour dispenser la formation, suivre la participation à la formation ou assurer le suivi de la formation qui n'a pas été achevée.

Les entretiens avec les gestionnaires de programme ont révélé que la majeure partie de la formation se déroule pendant les heures de travail. Toutefois, aucun document n'atteste de sa réalisation. En outre, les gestionnaires de programme ont souligné que le Programme a été soumis à d'importantes contraintes de temps et de ressources en raison de la pandémie et des situations d'urgence au cours des trois derniers exercices (2021-2024). Il existe donc des documents limités dans ces domaines.

L'absence de formation officiellement documentée présente plusieurs risques pour l'efficacité et la continuité du Programme. Voici deux exemples principaux : 1) l'incapacité à documenter et à suivre la formation limite la capacité d'adaptation stratégique du Programme, ce qui fait qu'il est difficile de répondre efficacement aux nouveaux défis et possibilités sans un plan clair pour le transfert de connaissances et le perfectionnement du personnel. De plus, 2) l'absence de matériel de formation documenté peut entraîner des retards opérationnels et des inefficacités en cas de renouvellement du personnel, car les nouveaux employés ou les employés temporaires peuvent avoir du mal à comprendre leurs rôles et responsabilités s'ils ne reçoivent pas une formation et des conseils adéquats.

Processus établi pour soutenir les bénéficiaires d’un financement, soumettre une demande et recevoir un financement

L'audit a permis de constater qu'il existe un processus établi pour recevoir et évaluer les demandes de financement de projets, y compris des orientations sur les critères d'admissibilité dans les GOP. Les entretiens ont permis de constater que les programmes suivent un processus établi pour examiner et approuver les demandes de financement. Lors des entretiens, il a également été noté que les programmes aident les bénéficiaires à rédiger et à remplir les propositions, ce qui facilite et accélère le processus de demande de financement. Afin de rendre le financement plus accessible, les programmes acceptent les propositions de financement de projet tout au long de l'année, ce qui permet une présentation de demandes et un examen continus. Au cours de trois interactions avec les bénéficiaires, y compris des visites sur place et des entretiens, il a été observé qu'ils ont reçu une orientation et un soutien convenables de la part des programmes pour remplir leurs propositions de projet et les documents qui les accompagnent.

Possibilité de normaliser les outils et les processus d’approbation des projets

L'audit a révélé que certains programmes avaient établi des documents solides dans le cadre du processus d'approbation du financement des projets échantillonnés, tandis que d'autres ne l'avaient pas fait ou ne l'avaient pas fait de manière cohérente. La tenue de registres supplémentaires ou la normalisation des processus de documentation pour les trois programmes examinés, le cas échéant (c.-à-d., listes de contrôle, documents de notation, notes sur les réactions à l'approbation, etc.) pourraient renforcer la responsabilité et la transparence du processus d'approbation et améliorer les processus de suivi et d'établissement de rapports. Pour les projets échantillonnés, les documents relatifs à l'examen et à l'approbation des projets n'étaient pas systématiquement remplis pour les trois programmes visés. L'absence de documents détaillés, tels que les lignes directrices relatives à l'affectation des ressources, les calculs, les procès-verbaux de réunions et les comptes rendus de décisions, a rendu difficile de circonscrire de façon transparente le processus pour la priorisation des projets et l'affectation des fonds.

Les entretiens avec les bénéficiaires des fonds et les gestionnaires de programme ont indiqué que des discussions au sujet de la sélection et du financement des projets peuvent avoir lieu au cours des réunions. Toutefois, ces réunions ne sont pas systématiquement documentées et certaines sont organisées de manière informelle. L'absence de documents officiels entrave la capacité à suivre et à justifier les décisions prises au cours de ces discussions, ce qui touche la transparence et la responsabilité du processus d'affectation des fonds. Certains projets contenaient des listes de contrôle correspondant directement aux critères d'admissibilité ou aux notes de réunion faisant état de discussions sur les avantages et les inconvénients du projet, ce qui laisse supposer un processus d'examen. Toutefois, cela n'a pas été fait de manière cohérente pour fournir des renseignements suffisants sur les décisions de financement prises.

Alors que les différents programmes s'efforcent de répondre aux besoins des différentes communautés par l'intermédiaire de leurs décisions de financement, les lacunes en matière de documents présentent plusieurs risques. Voici deux exemples clés : 1) en l'absence de documents clairs pour justifier la priorisation des projets et les affectations de fonds, il est difficile de déterminer si les projets les plus importants, en ce qui concerne les besoins et l'incidence, sont sélectionnés et financés, ce qui risque de nuire à la confiance des intervenants dans le processus. En outre, 2) l'absence d'un processus officiel et documenté augmente le risque de partialité et d'iniquité dans l'affectation des fonds, car ceux-ci peuvent ne pas être distribués de manière équitable et cohérente en l'absence de critères et de justifications clairs pour les décisions.

Possibilité d’améliorer le suivi de l’information relative aux projets et de mettre en œuvre des contrôles supplémentaires sur les données et les rapports internes

L'audit a permis de déceler des erreurs dans la liste de projets interne/le rapport trimestriel des trois programmes visé par l'audit (le PACCPN, le PSCCA et le PPCCN). Ces rapports informels de communication interne examinés comprenaient un résumé de programme, ainsi qu'un résumé des projets financés par région (c.-à-d., le nombre total de projets et le financement de programme, par exercice financier), et une liste pour chaque région, comprenant le bénéficiaire du projet, le nom du projet, la description du projet et le financement annuel. Des erreurs mathématiques ont été observées en ce qui concerne l'exactitude et l'exhaustivité des projets et de leur financement, ce qui a entraîné des inexactitudes dans le nombre total de projets, dans les montants de financement des projets individuels et dans le financement total des projets.

Les entretiens avec les gestionnaires de programme ont montré que les inexactitudes proviennent d'erreurs d'additions manuelles. Bien que les entretiens aient fait état de contrôles manuels des documents de suivi, aucun élément probant n'a permis d'établir que ces contrôles étaient activement mis en place et effectués par un contrôleur autre que le préparateur du rapport trimestriel. Lors des entretiens, il a été confirmé que ces rapports sont des résumés internes utilisés uniquement pour la communication au sein du Programme et qu'ils ne sont pas utilisés pour l'élaboration de rapports ou d'états financiers externes. Bien que les données contenues dans ces rapports ne soient pas accessibles au public, il est néanmoins suggéré d'assurer un meilleur contrôle de ces chiffres afin de conserver des archives précises sur les projets. La gestion a également indiqué que les projets sont suivis de manière cohérente dans les fiches de suivi de projet pour le PACCPN, le PSCCA et le PPCCN. Toutefois, les procédures officielles d'examen et de rapprochement de ces outils n'ont pas été officiellement documentées et n'ont donc pas pu être évaluées.

Des erreurs dans le suivi et les rapports peuvent entraîner plusieurs problèmes. Voici deux exemples clés : 1) les divergences dans le suivi des projets peuvent entraîner une mauvaise affectation des ressources, les fonds pouvant ne pas être distribués efficacement en fonction des besoins des projets, ce qui a une incidence sur la bonne exécution des projets et entrave la réalisation des objectifs du Programme. Aussi, 2) des données inexactes peuvent nuire à la précision des évaluations et des rapports sur les programmes, ce qui peut conduire à une mauvaise affectation des ressources, à une détermination tardive des problèmes et à des difficultés à maintenir la transparence avec les intervenants. Bien que les rapports trimestriels ne soient pas directement utilisés pour la prise de décision, il est essentiel de conserver des données exactes pour assurer un contrôle et une responsabilité efficaces du Programme.

Souplesse des rapports grâce à l’utilisation d’instruments de collecte de données (ICD)

L'audit a révélé que le Programme a mis en place un système de rapport flexible, permettant aux bénéficiaires du financement de rendre compte de leurs projets une fois ceux-ci terminés, dans le format de leur choix, par exemple, sous la forme d'un rapport de mobilisation communautaire ou d'une vidéo. En outre, les bénéficiaires sont tenus de remplir chaque année les modèles d'ICD, qui sont conçus pour réduire au minimum les efforts. La réduction des exigences en matière de rapports annuels pour les bénéficiaires allège leur fardeau administratif, ce qui leur permet de mieux affecter les ressources et de gérer efficacement les étapes du projet. Les programmes ont toujours utilisé les modèles d'ICD, que les bénéficiaires ont généralement remplis et retournés. Des suivis ont été effectués pour toute soumission manquante ou tardive. Une fois le projet terminé, la souplesse du rapport final a permis aux responsables de projet d'acquérir une compréhension approfondie des résultats grâce à des présentations créatives mieux adaptées aux communautés visées par les projets.

Engagement en faveur de l’amélioration continue

L'audit a révélé que le Programme s'est engagé dans une démarche d'amélioration continue. La DCCEP a mis en place un processus de surveillance et d'évaluation continue du rendement, qui comprend la participation aux évaluations ministérielles, aux audits du BVG, aux réflexions des comités de gouvernance, à la participation aux discussions bilatérales sur les changements climatiques et à l'élaboration du programme du leadership autochtone en matière de climat (LAC). Ce point a été cerné par le programme et confirmé par l'examen de la participation aux comités et les documents des comités/réunions qui en découlent. Le Programme a souligné que ce processus général a influencé de manière considérable l'orientation et la mise en œuvre du Programme. Ces processus ont également aidé le Programme d'ACCEP à formuler ses politiques, à renforcer ses capacités, à collaborer et à établir des partenariats en facilitant la communication entre les différents intervenants, notamment les gouvernements, les organisations non gouvernementales et le secteur privé.

Possibilité d’améliorer le suivi des modèles d’ICD pour une plus grande transparence et responsabilité du Programme

L'envoi de modèles d'ICD manquants ou incomplets peut présenter plusieurs risques. En voici deux exemples : 1) sans mises à jour suffisantes en temps opportun, les problèmes peuvent devenir importants avant d'être traités et des possibilités peuvent être manquées. Le Programme pourrait ne pas être en mesure de s'adapter à des circonstances changeantes et à des tendances émergentes, ce qui conduirait à des réponses moins agiles aux nouveaux défis et aux nouvelles possibilités. Aussi, 2) l'absence de mises à jour périodiques pourrait entraîner une érosion de la confiance des intervenants, qui risqueraient de ne pas voir de progrès. Si on ne tire pas parti des exemples de réussite, on risque de ne pas pouvoir fournir des renseignements sur l'incidence aux intervenants du Programme, y compris les partenaires et les communautés autochtones.

Possibilité d’élaborer un processus structuré et documenté pour intégrer les commentaires de la communauté autochtone au sein du Programme

L'audit a permis de constater qu'il n'existe pas de processus de rétroaction documenté pour intégrer les contributions des communautés autochtones dans les trois programmes du Programme d'ACCEP entrant dans la portée de l'audit pour la période 2021-2024. Même si une certaine documentation sur les leçons retenues a été observée, il n'existe pas d'approche régulière et systématique pour recueillir et traiter les commentaires dans les trois programmes entrant dans la portée de l'audit. Bien que certains éléments tirés de réunions et de rapports fassent état des réactions des communautés autochtones et d'autres intervenants, aucun mécanisme clair et cohérent n'a été mis en place pour demander, recueillir et analyser les réactions, et pour y donner suite. L'examen des documents a montré que le Programme d'ACCEP n'utilise pas de sondages et de questionnaires, d'entretiens ou de groupes de discussion, ni de formulaires de rétroaction pour recueillir directement et synthétiser les commentaires des bénéficiaires du financement. Lors des entretiens avec les gestionnaires de programme, il a été noté que les commentaires sont reçus verbalement et de manière informelle lors des réunions avec les bénéficiaires. Bien que de l'information sur les réactions des communautés autochtones ait été disponible en dehors de la période d'audit, sous la forme de sondages, de rapports et dans le cadre de l'évaluation du Programme d'adaptation aux changements climatiques et d'énergie propre 2016-2017 à 2020-2021, aucun document officiel sur les commentaires des communautés autochtones n'était disponible pour la période d'audit 2021-2024. L'absence de demandes officielles de commentaires et le nombre limité de communications documentées, telles que les procès-verbaux de réunions et les comptes rendus de décisions, ont rendu difficile l'évaluation de la façon dont les contributions des intervenants ont été sollicitées, recueillies, traitées et prises en compte.

Bien que des commentaires informels et verbaux puissent être recueillis, l'absence de documents structurés et de processus de rétroaction systématique entrave la capacité du programme à conserver une trace claire des commentaires des intervenants et à les intégrer dans les ajustements du Programme. Cette lacune dans les processus officiels de rétroaction et d'apprentissage ajoute plusieurs risques et défis pour le Programme. Voici deux exemples principaux : 1) l'absence de documents officiels sur les processus de rétroaction compromet la transparence et la responsabilité au sein du Programme, car il est difficile de démontrer comment les commentaires de la communauté sont pris en compte et intégrés, ce qui pourrait conduire à une érosion de la confiance entre les intervenants. Aussi, 2) cela limite la capacité du Programme à s'adapter et à répondre aux besoins de la communauté autochtone, car l'absence de preuves documentées empêche de procéder à des ajustements en connaissance de cause en fonction de l'avis des intervenants. Le fait de ne pas procéder à ces ajustements pourrait influencer la capacité du Programme à établir et à maintenir des relations de collaboration avec les communautés.