Rapport annuel au parlement 2019-2020 : Loi sur la protection des renseignements personnels

Création de deux nouveaux ministères

En juin 2019, la Loi sur le ministère des Relations Couronne Autochtones et des Affaires du Nord et la Loi sur le ministère des Services aux Autochtones ont reçu la sanction royale, officialisant ainsi la création des deux nouveaux ministères. Le bureau de l’AIPRP fournit un soutien relatif aux services partagés entre RCAANC et Services aux Autochtones Canada (SAC), conformément à un protocole d’entente entre les ministères.

La délégation des responsabilités ministérielles au titre de la LPRP demeure particulière à l’institution.

Mandat de Relations Couronne Autochtones et Affaires du Nord Canada

RCAANC accélérera les travaux qui ont déjà été commencés afin de renouveler les relations de nation à nation, entre les Inuits et le gouvernement, et de gouvernement à gouvernement entre le Canada et les peuples autochtones. De plus, le Ministère modernisera notre structure institutionnelle et notre gouvernance pour que les Premières Nations, les Inuits et les Métis puissent renforcer la capacité qui appuie la mise en œuvre de leur vision de l’autodétermination.

La nouvelle relation doit être fondée sur la reconnaissance des droits, le respect, la coopération et le partenariat. Le Ministère s’appuiera sur les progrès qui ont déjà été réalisés, comme l’établissement de tables sur les droits et la reconnaissance dans l’ensemble du pays, la création d’un mécanisme bilatéral avec les organisations autochtones nationales afin de faire progresser les priorités communes, et les progrès réalisés dans l’ensemble du gouvernement pour donner suite aux appels à l’action de la Commission de vérité et réconciliation.

RCAANC est l’un de deux ministères fédéraux qui sont principalement appelés à respecter les obligations et les engagements du gouvernement du Canada envers les membres des Premières Nations, les Inuits et les Métis, et à assumer les responsabilités constitutionnelles du gouvernement fédéral dans le Nord. Le mandat général et les responsabilités très variées de RCAANC sont façonnés par des siècles d’histoire et par des défis démographiques et géographiques uniques. Le mandat découle de la Loi constitutionnelle de 1982, de la Loi sur les Indiens, de la Loi sur le ministère des Affaires indiennes et du Nord canadien, des lois territoriales, de traités, des revendications territoriales et d’ententes sur l’autonomie gouvernementale, ainsi que de diverses autres lois qui touchent les peuples autochtones et du Nord.

La plupart des programmes du Ministère, qui comptent pour la majorité de ses dépenses, sont exécutés dans le cadre de partenariats avec les collectivités autochtones et des Premières Nations ou en vertu d’accords fédéraux-provinciaux ou fédéraux territoriaux. RCAANC travaille également avec les Autochtones vivant en milieu urbain, les Métis et les Indiens non-inscrits.

Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de Relations Couronne Autochtones et Affaires du Nord Canada

La Direction de l’AIPRP est responsable de l’administration des demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information (LAI) et de la LPRP. Elle a été créée au sein du Secrétariat du Ministère et relève du secrétaire général qui, pour sa part, est directement responsable devant l’administrateur général et fait partie de l’équipe de la haute direction de RCAANC. La Direction est aussi responsable de la coordination et de la mise en œuvre des politiques, des lignes directrices et des procédures permettant de s’assurer que le Ministère respecte les dispositions de la LAI et de la LPRP. De plus, la Direction de l’AIPRP offre des ateliers, des formations et des séances de sensibilisation conçus afin d’améliorer la capacité en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels dans l’ensemble du Ministère.

Conformément à un protocole d’entente de services partagés, tous les analystes de l’AIPRP ont traité des demandes pour RCAANC et SAC. Ces analystes traitent des demandes dont le volume et la complexité varient en fonction de leur niveau de classification. Ils offrent également d’importants conseils en matière de protection des renseignements personnels en ce qui a trait aux nouvelles initiatives, contribuant ainsi à la protection des renseignements personnels dans les programmes ministériels. Des politiques et procédures continuent d’être établies afin que la protection des renseignements personnels soit prise en compte tout au long du cycle de vie des programmes de RCAANC et que des décisions stratégiques éclairées soient prises en ce qui concerne la collecte, la communication et l’utilisation des renseignements personnels.

La Direction de l’AIPRP offre des conseils et de l’orientation au Ministère sur bon nombre de sujets :

1. application de la LAI et de la LPRP ;
2. communication de renseignements de nature délicate ou protégés au public ;
3. évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) ministérielles ;
4. communication des renseignements personnels autorisée en vertu du paragraphe 8(2) de la LPRP ;
5. énoncés pertinents de la LPRP dans les instruments de collecte de données, p. ex. formulaires, sondages ;
6. mises à jour dans Info Source ainsi que préparation et enregistrement de fichiers de renseignements personnels et des catégories de documents connexes ;
7. protocoles entourant les atteintes à la vie privée ;
8. formation et sensibilisation en ce qui a trait aux questions touchant l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels à l’échelle du Ministère ;
9. conseils relatifs aux protocoles d’entente et aux ententes d’échange de renseignements personnels.

L’équipe de réception coordonne la réception des demandes d’information relevant du Ministère qui sont présentées en vertu de la LAI et de la LPRP et en assure le tri. L’équipe des opérations veille à ce qu’une réponse soit fournie dans le délai réglementaire (30 jours). Le suivi de toutes les demandes est effectué au moyen du système de suivi Access Pro Case Management. À cette fin, les analystes de l’AIPRP collaborent étroitement avec les secteurs de programmes compétents afin de réunir tous les documents pertinents et de s’assurer que leur contenu est traité conformément aux dispositions législatives, pour que les dossiers gouvernementaux soient communiqués sans risque aux Canadiens.

L’équipe des politiques et de la protection des renseignements personnels assure la prestation de conseils d’expert, la surveillance des risques liés à la vie privée et la tenue à jour des mesures connexes ainsi que contribue à l’élaboration de matériel de formation sur la protection des renseignements personnels. L’équipe des politiques et de la protection des renseignements personnels offre également un soutien à RCAANC en ce qui a trait à l’élaboration des politiques ministérielles afin que celles ci reflètent la relation unique qu’entretient le Ministère avec ses clients et ses partenaires autochtones tout en s’assurant que le Ministère respecte ses obligations en vertu de la LPRP.

En plus de la Direction de l’AIPRP, des agents de liaison de l’AIPRP se trouvent dans chacun des secteurs et des bureaux régionaux de RCAANC. Ces agents de liaison reçoivent les demandes de la Direction de l’AIPRP et confient celles ci aux responsables compétents dans leur secteur. Les agents jouent un rôle essentiel en veillant à ce que des demandes claires soient envoyées aux personnes qui récupèrent les documents, et en faisant en sorte que les dossiers pertinents, les énoncés des répercussions et les approbations soient obtenus et communiqués aux fonctionnaires de la Direction de l’AIPRP en respectant les délais établis.

Équivalent textuel du graphique Direction de l’AIPRP

Bureau du directeur
Le directeur (EX-01), à titre de coordonnateur institutionnel de l'AIPRP, détient tous les pouvoirs délégués prévus par la Loi. Pour les fonctions administratives journalières, le directeur est appuyé par un directeur adjoint, Opérations (PM-06), un directeur adjoint des politiques et de la protection des renseignements personnels (PM-06) et un adjoint administratif (AS-01) et un analyste des rapports ministériels (PM­03) qui assure le soutien pour la communication de rapports et les initiatives reliées aux politiques.

Équipe de réception
L’équipe de réception des demandes est constituée de deux agents de réception (PM-01) et d’un commis (CR-04), qui saisissent toutes les demandes dans le système électronique de gestion des cas, accusent réception des demandes, assurent les services d’imagerie, interagissent avec le grand public et répondent à leurs demandes et se chargent d’autres tâches administratives.

Équipe des opérations
L’équipe des opérations est dirigée par quatre responsables d’équipe (PM-05) qui veillent au contrôle de l’administration des demandes par leur équipe, ce qui comprend l’examen des demandes traitées. L’équipe des opérations est constituée d’analystes de niveau PM-04, PM-03 et PM-02, qui traitent des demandes d’accès à l’information et de la protection de la vie privée dont le volume et la complexité varient. Ils donnent la formation et des conseils sur l’accès à l’information et de la protection de la vie privée.

Équipe des politiques et de la protection des renseignements personnels
L’équipe des politiques et de la protection des renseignements personnels est dirigée par deux responsables d’équipe (PM-05), qui sont chargés de la surveillance du traitement des demandes de leur équipe, y compris l’examen des demandes de politique et de la protection des renseignements personnels. L’équipe des politiques et de la protection des renseignements personnels est formée d’analystes PM-04, et PM-02, qui répondent aux questions de vie privée (comme des atteintes), donnent la formation et fournissent des conseils sur la protection des renseignements personnels.

Partie 1. Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Au cours de l’exercice 2019-2020, RCAANC a reçu 786 nouvelles demandes en vertu de la LPRP (auxquelles s’ajoutaient 10 demandes reportées de la période visée par le rapport précédent). Des 796 demandes à traiter, la Direction de l’AIPRP a réglé 584 demandes et reporté 212 demandes à la période suivante (tableau 1.1).

Au cours de l’exercice, les demandes de protection de la vie privée ont augmenté de 583 %. Cette augmentation reflète les ententes et ordonnances de règlement et d’ordonnances auxquelles le Ministère a été assujetti, et on peut s’attendre à ce qu’elle augmente au fur et à mesure que les activités liées à la réconciliation progressent.

Partie 2. Demandes réglées au cours de la période visée par le rapport

Partie 3. Communication en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

La communication autorisée conformément au paragraphe 8(2) de la LPRP décrit les circonstances dans lesquelles des renseignements personnels relevant d’une institution fédérale peuvent être communiqués sans le consentement de la personne qu’ils concernent. En 2019-2020, RCAANC a effectué 23 communications autorisées en vertu des alinéas 8(2) e) et 8(2) m). Le Conseil du Trésor exige que ces trois types de communication autorisée soient indiqués dans le rapport statistique.

• Communications en vertu de l’alinéa 8(2) m) – Une communication a été autorisée en vertu de l’alinéa 8(2) m) qui permet la communication à toute autre fin selon l’avis du responsable de l’institution.
• Communications en vertu de l’alinéa 8(2) e) – Un total de 22 communications ont été effectuées en vertu de l’alinéa 8(2) e) conformément à la demande présentée par les organismes d’enquête comme il est indiqué aux annexes II et III de la LPRP.
• Communications en vertu du paragraphe 8(5) – Les institutions doivent signaler au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada les communications effectuées en vertu de l’alinéa 8(2) m). Les communications effectuées en vertu de l’alinéa 8(2) m) indiquées ci dessus ont été signalées au Commissariat à la protection de la vie privée.

D’autres communications autorisées ne figurant pas dans le rapport statistique comprennent les suivantes :

• Communications en vertu de l’alinéa 8(2) b) – RCAANC a effectué deux communications aux fins qui sont conformes avec les lois fédérales ou ceux de leurs règlements qui autorisent cette communication.
• Communications en vertu de l’alinéa 8(2) d) – RCAANC a effectué 26 communications au procureur général du Canada en vertu de poursuites judiciaires.
• Communications en vertu de l’alinéa 8(2) f) – Communications effectuées en vertu d’accords ou d’ententes conclus entre le gouvernement du Canada et les gouvernements provinciaux en vue de l’application des lois ou de la tenue d’enquêtes licites. RCAANC a effectué 237 communications de renseignements personnels.
• Communications en vertu de l’alinéa 8(2) j) – RCAANC a autorisé 39 communications à l’intention d’organismes de recherche à des fins de statistique.
• Communications en vertu de l’alinéa 8(2) k) – Permet la communication de renseignements personnels aux chercheurs dont les travaux portent sur le règlement de revendications autochtones. RCAANC a effectué 61 communications à l’intention de chercheurs pour des travaux liés au règlement de revendications autochtones.

Partie 4. Demandes de correction de renseignements personnels et notations

Aucune demande de correction ni de notation de renseignements personnels n’a été présentée au cours de la période visée par le rapport.

Partie 5. Prorogations

Partie 6. Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

RCAANC n’a pas reçu de demande de consultation d’une autre institution du gouvernement du Canada au cours de l’exercice 2019-2020.

Partie 7. Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

Au cours de la période visée par le rapport, aucune consultation sur l’application de l’article 70 de la LPRP n’a été envoyée aux Services juridiques aux fins d’une consultation sur les documents confidentiels du Cabinet.

Partie 8. Avis de plainte et d’enquête reçus

Au cours de l’exercice 2019-2020 visé par le rapport, quatre plaintes ont été reçues du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Le Conseil du Trésor exige que les institutions indiquent également dans le rapport statistique les plaintes relatives aux articles 31, 33 et 35 de la LPRP. Ces articles ne sont pas cumulatifs.

Partie 9. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Partie 10. Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

2.1 Disposition et délai de traitement

2.2 Exceptions

2.3 Exclusions

2.4 Support des documents communiqués

2.5 Complexité

2.6 Présomptions de refus

2.7 Demandes de traduction

5.1 Motifs des prorogations et issue des demandes

5.2 Durée des prorogations

6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

7.1 Demandes auprès des services juridiques

7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

10.1 Coûts

10.2 Ressources humaines