Pour les utilisateurs de GCdocs : Travailler à distance avec GCdocs

À tous les utilisateurs de GCdocs,

Étant donné que de nombreux employés travaillent à distance au cours des prochaines semaines en raison de la pandémie de COVID-19, nous souhaitons assurer un environnement de travail homogène, en particulier pour ceux qui ont une connexion intermittente à leur réseau virtuel.

Veuillez suivrez les instructions et cliquez les liens ci-dessous pour réserver et télécharger un document à partir d'Entreprise Connect ou de l’interface Web de GCdocs.

Interface Enterprise Connect

Partie I – Réserver un document

  1. Double-cliquez sur le logo de GCdocs qui se trouve sur le bureau pour lancer Enterprise Connect. L'explorateur de fichiers Windows s'affiche.
  2. Développez la structure des dossiers ou accédez à vos Favoris, puis trouvez le document que vous souhaitez réserver.
  3. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le document et cliquez sur Réserver. Le document affiche une coche rouge sur l'icône de l'application - symbole d’un document réservé.
  4. Faites glisser l'élément réservé sur le bureau et commencez à le modifier.

Partie II – Ajout d'une copie locale en tant que nouvelle version

  1. Une fois le document modifié et enregistré, double-cliquez sur le logo GCdocs sur le bureau. L'Explorateur de fichiers Windows s'affiche.
  2. Développez la structure des dossiers ou accédez à vos Favoris, puis trouvez le document que vous souhaitez annuler la réservation.
  3. Faites glisser le document modifié sur le bureau sur celui d'origine dans GCdocs. Vous serez invité à enregistrer le document en tant que nouvelle version.
    Remarque : Vous devrez ouvrir deux fenêtres de l'Explorateur de fichiers Windows côte à côte.
  4. Une fois la nouvelle version ajoutée, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le document réservé et cliquez sur Annuler la réservation. La coche rouge disparaît.

Interface Web

Partie I – Réserver un document

Cela empêchera les autres utilisateurs de modifier le document.

  1. Lancez Internet Explorer. Accédez à GCdocs via vos Favoris et trouvez le document que vous souhaitez réserver.
  2. Cliquez sur le menu Fonctions du document, puis sur Réserver. La page Réserver s’affiche.
  3. Dans la zone Option, cliquez sur le lien Télécharger pour télécharger la dernière version du document dans votre ordinateur.
  4. La barre de notification présentant les options Ouvrir et Enregistrer s’affiche au bas de l’écran. Cliquez sur le menu déroulant du bouton Enregistrer, puis sélectionnez Enregistrer sous.
    Attention: Si vous sélectionnez simplement le bouton Enregistrer et que vous n'avez pas spécifié l'emplacement de votre document enregistré, le système l'enregistrera automatiquement dans votre dossier Téléchargements.
  5. La fenêtre Enregistrer sous s’affiche. Naviguez jusqu’à où vous souhaitez enregistrer le document à l’extérieur de GCdocs. Cliquez sur Enregistrer.
  6. Cliquez sur le bouton Envoyer. La page Web de GCdocs où se trouve le document s’affiche.
  7. Dans la barre de notification, cliquez sur le bouton Ouvrir le dossier pour accéder au document et le modifier.
  8. Une fois les modifications apportées au document, suivez les instructions de la Partie II ci-dessous pour ajouter la nouvelle version au document d'origine dans GCdocs.

Partie II – Ajouter la copie local comme nouvelle version

Une fois le document modifié, vous devez annuler la réservation en ajoutant une nouvelle version.

  1. Lancez Internet Explorer. Accédez à GCdocs via vos Favoris et trouvez le document que vous souhaitez annuler la réservation.
  2. Cliquez sur le menu Fonctions du document reservé, puis sur Annuler la réservation.
  3. Sur la page Annuler la réservation, cochez la case Ajouter une nouvelle version.
  4. La page se met automatiquement à jour pour faire apparaître de nouveaux champs.
  5. Dans le champ Description, entrez des commentaires (optionnel).
  6. Dans la zone Fichier, cliquez sur le bouton Parcourir pour accéder à la version du document enregistrée à l’extérieur de GCdocs.
    Remarque : Si le document est assorti d’un contrôle avancé des versions, les options ci-dessous s’afficheront. Cliquez sur le bouton radio L'ajouter en tant que version secondaire ou L'ajouter en tant que version principale.
  7. Sélectionnez le document et cliquez sur Ouvrir.
  8. Cliquez sur le bouton Envoyer. Une nouvelle copie est ajoutée et le document n'est pas réservé.

Veuillez communiquer avec le Centre de services en GI/TI par courriel à l'adresse aadnc.sti-its.aandc@canada.ca si vous désirez de plus amples informations.

Merci,
Communications en GI/TI

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