SAC et RCAANC - Guide pour le travail à distance

À la lumière des évènements actuels, il est demandé à de nombreux employés de travailler à distance et d'utiliser des outils alternatifs pour la première fois. Veuillez trouver quelques conseils utiles ci-dessous!


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Conseils et lignes directrices

Gestionnaires

communiquer

  1. Avoir une communication quotidienne structurée avec vos employés pour définir l'ordre du jour et fournir les commentaires et les ressources nécessaires par le biais d'une série d'appels individuels ou d'un appel d'équipe en fonction de la nature collaborative du travail de votre équipe.
  2. Communiquer régulièrement afin de :
    • contrecarrer tout sentiment de solitude et d'isolement;
    • favoriser un sentiment d'appartenance à l'équipe et au ministère;
    • promouvoir le partage d'informations et la productivité.

    Cela comprend la structuration d'interactions sociales de base entre les employés (par exemple, laisser un peu de temps au début d'une réunion pour des sujets non liés au travail, organiser des évènements sociaux virtuels, etc.).
  3. Encourager les employés à communiquer entre eux, à discuter des priorités, à échanger sur les défis, à se soutenir dans leurs rôles respectifs, etc.
  4. Profitez des outils de communication pour encourager et maintenir l'engagement, la collaboration et la communication, et établir des normes pour l'utilisation de ces différents outils (fréquence, moyens, et horaire idéal) pour assurer des interactions efficaces et efficientes.

Ajuster

  1. Créer des attentes claires et réalistes pour le travail de vos employés et pour vous-même.
  2. Se concentrer sur les résultats plutôt que sur les activités.

Soutenir

  1. S'assurer que votre équipe a les outils dont elle a besoin.
  2. De nombreuses personnes se distancient socialement ou sont en isolement avec leur famille, y compris de jeunes enfants. Cela peut limiter leur capacité à participer pleinement. Soyez flexible, compréhensif et offrez votre soutien.

Employés

  1. Les employés qui fournissent des services non critiques sont tenus de rester à la maison et, s'ils le peuvent, de travailler à distance et d'accéder au réseau uniquement de 20 h à 22 h (HAE) jusqu'à nouvel ordre. Il est demandé aux employés qui fournissent des services critiques de travailler hors ligne, si possible, durant cette période.
  2. Vous souhaiterez peut-être accéder au réseau aux heures prescrites pour mettre à jour vos courriels, récupérer les documents dont vous avez besoin et, si possible, les sauvegarder localement afin de pouvoir les utiliser hors ligne, et enregistrer des documents dans le système afin que d'autres puissent y accéder. Autrement, veuillez considérer utiliser vos comptes de courriel personnel et autres outils pour le matériel non classifié.
  3. Si vous disposez d'un appareil mobile (ordinateur portable ou tablette) émis par le gouvernement, accédez au réseau via ADPGC lorsque possible. Des instructions sur comment se connecter au réseau seront fournies dans une prochaine mise à jour de ce guide.
  4. Ne retirez pas l'équipement informatique de votre bureau à moins que votre responsable l'ait approuvé et envoyé un courriel au Bureau de service national.
  5. Avant d'utiliser des systèmes ou outils externes, assurez-vous de considérer la classification du matériel que vous utilisez. S'il est protégé ou secret, ne le partagez pas! Vous pouvez utiliser votre courriel / vos outils personnels pour de l'information non classifiée tout en respectant la Politique sur la gestion de l'information.
  6. Assurez-vous de confirmer que chaque personne a accès à la technologie requise pour participer avec les outils que vous utilisez (par exemple, connectivité, microphone, caméra vidéo, etc.).
  7. La collaboration en ligne permet de prendre des nouvelles de vos collaborateurs en cette période difficile.
  8. Travailler à domicile peut être isolant. N'oubliez pas de faire de l'exercice et de sortir régulièrement si possible, et maintenez une routine incluant des heures de bureau régulières lorsque possible.

Expérimentez, collaborez et soyez créatif!
Ceci est une opportunité de tester et partager de nouvelles approches qui pourraient éclairer votre travail après la fin du conseil sur la distance sociale.

Outils et ressources

Outils de collaboration numériques

Voici des outils gratuits qui fonctionnent sur toutes les plateformes (Windows, Mac, mobile, etc.) et peuvent être utilisés pour permettre la collaboration non-classifiée d'équipe via appels vidéos, appels vocaux, messagerie instantanée, et le partage de documents non confidentiels!

Skype

  • Appel vidéo ou conférence avec jusqu'à 50 pers. à la fois
  • Partagez votre écran pour que les autres puissent voir ce que vous faites
  • Messages instantanés à des individus ou à des groupes
  • Partagez facilement des documents
  • Soutien pour démarrer :
    https://support.skype.com/fr/
    skype/all/start/

Slack

  • Envoyez des messages aux membres de votre équipe via des "canaux" pouvant être séparés selon des projets ou priorités
  • Canaux de messagerie consultables
  • Partagez facilement des documents
  • Appels audio et vidéo individuels
  • Soutien pour démarrer :
    https://slack.com/intl/frca/
    resources/slack-101

Zoom

  • Appels individuels illimités
  • Réunions de groupe avec jusqu'à 50 pers. pour maximum 40 min.
  • Messagerie de groupe
  • Partagez votre écran
  • Partagez vos documents
  • Fonctionnalité de tableau blanc pour remues-méninges avec plusieurs stylos à la fois
  • Soutien pour démarrer :
    https://support.zoom.us/hc/
    fr/categories/200101697

Faire un appel à plusieurs participants

iPhone (jusqu'à 5 pers.)

  1. Appelez la 1re personne.
  2. Pendant l'appel, sélectionnez Ajouter un appel, faites un autre appel, puis sélectionnez Fusionner les appels.
  3. Répétez pour ajouter d'autres participants.

Durant l'appel conférence, vous pouvez également :

  • Ajouter un appel entrant à la même ligne téléphonique :
    Sélectionnez Mise en attente + Répondre, puis Fusionner les appels.
  • Laisser tomber une personne : Sélectionnez à côté de la personne, puis Fini.

Android (jusqu'à 5 pers.)

  1. Appelez la 1re personne.
  2. Lorsque connecté, sélectionnez l'icône Ajouter un appel.
  3. Après avoir sélectionné cette icône ou une icône similaire selon le téléphone Android, la première personne est mise en attente.
  4. Téléphonez à la 2e personne.
  5. Informez-la que l'appel sera fusionné.
  6. Fusionner ou Fusionner les appels. Les deux appels sont maintenant fusionnés.
  7. Répétez pour ajouter d'autre participants
  8. Sélectionnez l'icône Fini pour mettre fin à l'appel conférence.

Programme d'aide aux employés

  • Centre d'intervention de crise et d'aiguillage ouvert 24 heures sur 24;
  • Services confidentiels bilingues;
  • Services counselling disponibles (e-counselling et counselling téléphonique);
  • Offre des services sans frais à l'individu cherchant de l'aide.

Pour contacter le programme d'aide aux employés (PAE): 1-800-268-7708 ou 1-800-567-5803 (pour personnes avec déficience auditive).

Mise à jour

Pour des mises à jour en temps réel du système de notification des employés: Ligne d'information d'urgence des employés nationaux (1-877-320-2243)

Restez en sécurité

Restez en sécurité et suivez les directives des autorités de santé publique.

Pratiquez régulièrement l'hygiène des mains et utilisez l'étiquette de la toux et des éternuements en tout temps.

Informez votre superviseur et restez à la maison si vous tombez malade.

Suivi des meilleures pratiques

Avez-vous des suggestions sur comment les autres peuvent améliorer leur expérience de travail à distance ou tirer parti d'opportunités?

Votre expérience de travail à distance vous a-t-elle permis de collaborer plus efficacement?

Veuillez partager vos conseils et anecdotes par courriel à Laurence.Caron@Canada.ca

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