Vérification de l’intégration des systèmes d’application et de gouvernance de la GI/TI - Rapports de suivi en date du 31 décembre 2014
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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 31 décembre 2014
Dirigeant principal des finances
| Recommandations du projet | Plan d'action | Date d'achèvement prévue |
Réponse du programme |
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1. Le dirigeant principal de l'information devrait renforcer la gouvernance et l'orientation stratégique liées à la gestion de l'information en établissant ou en améliorant les principaux éléments suivants :
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Le directeur de la DGIM, en collaboration avec le DPI, d'autres directeurs de la DGGI et les membres du CGIT et du CDGMO, élaborera et approuvera un plan de GI en harmonie avec les priorités cernées dans la Stratégie de GI/TI du Ministère, y compris les initiatives classées par ordre de priorité pour l'horizon de planification de cinq ans. | 30 juin 2014 | État : En cours Mise à jour/Justification Le dirigeant principal de l'information a soumis une stratégie de gestion de l'information au dirigeant principal des finances et aux sous-ministres aux fins d'examen et d'approbation. SVE : La mise en œuvre est en cours. La recommandation sera classée conjointement avec l'approbation de la stratégie. |
| L'ébauche de la Stratégie de GI d'entreprise sera éliminée. | 30 novembre 2013 | État : Demande de fermeture du dossier (terminé) Mise à jour/Justification : L'ébauche de la Stratégie de GI d'entreprise a été retirée du site intranet. SVE : Fermé. |
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| La Directive sur la tenue de documents d'AADNC et la Directive sur la gestion des courriels seront examinées, mises à jour et approuvées | 30 janvier 2014 | État : Demande de fermeture du dossier (terminé) Mise à jour/Justification : La Directive sur la tenue de documents a été approuvée et la Directive sur la gestion des courriels devrait être mise en œuvre par SPC, par le truchement de l'ITSC. SVE : Fermé. |
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| Tous les instruments de politique approuvés seront communiqués à l'ensemble des employés par l'entremise de L'Express d'AADNC. | 31 mars 2014 | État : Demande de fermeture du dossier (terminé) Mise à jour/Justification : Le processus de modification de la mise en œuvre a été modifié de manière à inclure la présentation des communications concernant les instruments de politique approuvés aux fins de publication par l'entremise de L'Express d'AADNC. SVE : Fermé. |
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Tous les instruments de politique de GI/TI seront classés par ordre de priorité dans une liste à des fins d'examen, de mise à jour et d'approbation dans le cadre de l'examen et de la mise à jour du cycle de vie. | 31 mars 2014 | État : Demande de fermeture du dossier (terminé) Mise à jour/Justification : Le cadre de politique de GI/TI assorti des instruments de politique classés par ordre de priorité dans une liste à des fins d'examen et de mise à jour est terminé. SVE : Fermé. |
Un processus d'examen de mise à jour du site intranet sera achevé afin d'éliminer les ébauches d'instruments de politique et de s'assurer que seules les versions officielles/finales sont disponibles. |
15 décembre 2013 | État : Demande de fermeture du dossier (terminé) Mise à jour/Justification : On a passé en revue l'intranet et on en a retiré toutes les ébauches d'instruments de politique. SVE : Fermé. |
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| On examinera et mettra à jour les ordres du jour des prochaines réunions de l'équipe de gestion de la DGGI ainsi que des comités de gouvernance de la GI/TI (p. ex. CGIT) afin de veiller à ce que l'on y retrouve au moins une fois par mois les points permanents concernant la GI et à ce que le tout soit transmis, au besoin, au CDGMO et/ou au COM. | 15 décembre 2013 | État : Demande de fermeture du dossier (terminé) Mise à jour/Justification : Mises à jour de la GI (c.-à-d. Directive sur la tenue de documents, ITSC) transmises à l'EGD, au CGIT, au CDGMO et aux Opérations. SVE : Fermé. |
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| 2. Le dirigeant principal de l'information devrait poursuivre le processus amorcé récemment qui consiste à mobiliser les secteurs et les régions dans le cadre de l'exercice d'établissement des plans d'investissement quinquennaux afin de faciliter l'intégration de la stratégie et des plans de GI/TI à la planification des investissements du Ministère. Outre les projets approuvés par le Comité des opérations dans le cadre du plan d'investissement du Ministère, qui comprend les projets uniquement d'une valeur supérieure à 1 million de dollars, ces résultats devraient être intégrés aux mises à jour annuelles du plan de GI/TI afin de s'assurer que celui-ci demeure cohérent par rapport aux priorités générales du Ministère et pour permettre à la Direction générale de la gestion de l'information d'effectuer une planification des ressources de manière appropriée. | L'appel annuel pour les initiatives de GI/TI continuera d'être inclus dans tous les appels pour les plans d'investissement. | 31 mars 2014 | État : Demande de fermeture du dossier (terminé) Mise à jour/Justification : La planification en matière de GI/TI demeure intégrée à la lettre d'appel concernant les plans d'investissement. La gestion des initiatives en matière de GI/TI est intégrée à l'interne avec le protocole d'entente, les processus de gestion des portefeuilles et de gestion du portefeuille d'applications ainsi qu'avec les processus de production de rapports au SCT quant aux dépenses en matière de GI/TI, aux plans de GI/TI, à la gestion du portefeuille d'applications et à la planification des investissements. SVE : Mise en œuvre. La recommandation sera fermée. Classée. |
| Les résultats seront inclus dans les mises à jour au plan de GI/TI au niveau tactique. | 31 mars 2014 | ||
| 3. Le dirigeant principal de l'information devrait établir une fonction centralisée pour gérer l'ensemble des politiques et directives de GI et de TI afin de s'assurer qu'elles sont surveillées de l'étape d'élaboration initiale jusqu'à l'achèvement et à l'approbation, et pour s'assurer que seules les politiques et directives approuvées sont publiées sur le site intranet de la Direction générale de la gestion de l'information. Cette fonction centralisée devrait déterminer à quel moment les politiques et les directives doivent faire l'objet d'un examen en fonction d'un calendrier établi ou lorsque les exigences du SCT sont modifiées, et surveiller le processus de mise à jour. Un processus de communication devrait être mis en place pour communiquer les exigences issues de l'ensemble des politiques et directives nouvelles ou modifiées, de façon constante, à l'ensemble des personnes responsables de les mettre en œuvre. | Le bureau du DPI :
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15 novembre 2013 | État : Demande de fermeture du dossier (terminé) Mise à jour/Justification : En cours. SVE : Fermé. |
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15 novembre 2013 | État : Demande de fermeture du dossier (terminé) Mise à jour/Justification : En cours. SVE : Fermé. |
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15 novembre 2013 | État : Demande de fermeture du dossier (terminé) Mise à jour/Justification : En cours. SVE : Fermé. |
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31 mars 2014 | État : Demande de fermeture du dossier (terminé) Mise à jour/Justification : Élaboré et en cours. SVE : Fermé. |
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31 mars 2014 | État : Demande de fermeture du dossier (terminé) Mise à jour/Justification : Les communiqués sont préparés et sont prêts à être transmis périodiquement au responsable des communications aux fins de publication par l'entremise de L'Express d'AADNC. SVE : Fermé. SVE : Mise en œuvre. La recommandation sera fermée. Classée. |
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4. Le dirigeant principal de l'information devrait améliorer la documentation relative au Cadre de gestion des portefeuilles de projets (CGPP) et accroître le respect de celui-ci en prenant les mesures suivantes :
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Le dirigeant principal de l'information créera des exigences en avant-plan et en arrière-plan du cadre qui indiqueront les considérations et les exigences en matière de gestion de l'information pour chaque borne du CGPP. | 1er février 2014 | État : Demande de fermeture du dossier (terminé) Mise à jour/Justification : Avant-plan de la GI créé et en place. SVE : Fermé. |
| Le directeur des services stratégiques de GI/TI d'entreprise élaborera un document qui décrit clairement les exigences actuelles pour l'approbation par les organes de gouvernance à chacune des bornes du processus du CGPP. | 1er février 2014 | État : Demande de fermeture de dossier (terminé) Mise à jour/Justification : Tous les documents modèles du Cadre de gestion des portefeuilles de projets (CGPP) ont été mis à jour et font partie de la liste maîtresse des principales étapes pour les produits livrables. La page intranet est à jour depuis le 16 avril 2014. SVE : Fermé. |
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Une fois approuvé, le document sera publié sur l'intranet. | 18 février 2014 | |
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Le directeur des SGE produira un document précisant les exigences du CGPP pour les projets qui nécessitent l'approbation du Conseil du Trésor afin de s'assurer que les exigences relatives aux bornes du CGPP sont connues pour les projets qui nécessitent une approbation du SCT. | 1er mars 2014 | État : En cours Mise à jour/Justification Les travaux se poursuivent dans ce domaine. Pour tous les projets, l'évaluation finale de la complexité et des risques doit au moins être reconnue par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) avant d'amorcer la planification en détail. Un processus intégré est maintenant en place pour créer et réviser des évaluations de la complexité et des risques des projets et ensuite les soumettre au SCT pour qu'il en prenne connaissance. Pour les projets qui ont besoin de fonds du SCT, ou qui dépassent le pouvoir d'autorisation du ministère, il faut soumettre une requête de financement au Conseil du Trésor, à laquelle sont joints plusieurs documents assujettis aux points de contrôle (une analyse de rentabilisation et une charte de projet à tout le moins). C'est le seul sujet de discussion qui reste. Nous travaillons toujours avec le SCT pour définir les documents de projet qui doivent être soumis pour les projets. Cela devrait être réglé d'ici le 4e trimestre.
SVE : La recommandation sera classée. Classée. |
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Le DPI, en collaboration avec le CGIT et le CDGMO, mettra à jour les documents et les cadres de GI/TI pour s'assurer que les procédures officielles de clôture de projets sont menées à bien. | 1er février 2014 | État : Demande de fermeture du dossier (terminé) Mise à jour/justification : L'équipe de gestion de la Direction générale du dirigeant principal de l'information a mis à jour et approuvé le modèle de clôture d'un projet, présenté au Groupe de gérance de l'information et de la technologie (GGIT) et affiché sur le site intranet. Des projets sont en voie d'être « officiellement » clos conformément aux lignes directrices du Cadre de gestion des portefeuilles de projets (p. ex. les Services à l'enfance et à la famille des Premières Nations). SVE : Terminé. |
| 5. Le dirigeant principal de l'information devrait s'assurer que les initiatives de l'Architecture d'entreprise (AE) sont mises en œuvre en priorité et mises à contribution pour améliorer l'intégration des systèmes d'application dans les investissements de projets futurs. Plus précisément, les calendriers devraient être confirmés et des ressources devraient être attribuées aux principales initiatives qui ont été cernées pour 2012-2013, à savoir, l'élaboration d'une stratégie d'AE et l'intégration de l'AE dans le CGPP, car elles sont les assises des initiatives à venir. En outre, le Comité des normes d'architecture devrait être rétabli et reprendre ses fonctions pour s'acquitter de son rôle en tant qu'organe de gouvernance en s'assurant que les investissements en GI/TI sont conformes aux normes approuvées en matière de technologie et aux initiatives d'architecture d'entreprise (c.-à-d., actuellement, le mandat est défini, la composition est confirmée et les réunions régulières ont été amorcées). | Le directeur des SGE, en collaboration avec tous les directeurs de la DGGI :
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31 mars 2014 | État : En cours Mise à jour/Justification Stratégie d'architecture d'entreprise approuvée par les Conseils en matière de sécurité des technologies de l'information le 3 avril 2014. Le comité des normes d'architecture sera rétabli au 4e trimestre. Un mandat est en voie d'élaboration de concert avec celui du Conseil d'examen de l'architecture. Le positionnement avant-plan et arrière-plan de l'Architecture d'entreprise (AE) et du Cadre de gestion du portefeuille de projets (CGPP) est reporté en raison d'un manque de ressources. Les principes et lignes directrices de l'AE sont énoncés dans la stratégie sur l'AE. SVE : Les mesures ont été prises ou les raisons ont été données pour expliquer qu'elles ne peuvent être prises. La recommandation sera classée. Classée. |
| 6. Le dirigeant principal de l'information devrait s'assurer que les secteurs et les régions communiquent des renseignements suffisamment détaillés dans l'analyse des dépenses en GI/TI, en particulier l'information relative aux projets/initiatives de GI/TI entrepris, afin de surveiller de manière efficace la conformité aux politiques ministérielles exigeant l'approbation préalable de l'ensemble des dépenses de GI/TI. Une fois que ces renseignements supplémentaires auront été rassemblés et évalués, toute indication de non-conformité aux exigences en matière d'approbation préalable devrait donner lieu à un examen supplémentaire et, selon l'importance du cas, des mesures correctives devraient être prises, par exemple, sous la forme d'un suivi direct auprès de la région/du secteur ou en portant la question en amont à l'attention des comités de gouvernance. | Le DPI élaborera et mettra en œuvre des processus et des activités de surveillance de la conformité pour s'assurer du caractère approprié des dépenses effectuées à l'extérieur de la DGGI. | 10 avril 2014 | État : Demande de fermeture du dossier (terminé) Mise à jour/Justification : AADNC a approuvé des instruments de politique auxquels il faut se conformer (p. ex. les politiques et les directives sont obligatoires par définition). À titre d'exemple, il a approuvé la Directive sur les autorisations d'approvisionnement de GI/TI, qui énonce les rôles et les responsabilités d'approvisionnement ainsi que le codage financier particulier à utiliser dans les systèmes financiers. De plus, un processus annuel a été mis en œuvre afin que la DGGI puisse extraire des données du système financier du Ministère et les envoyer aux régions ou aux secteurs aux fins d'examen et d'attestation. De cette façon, on s'assure que les régions attribuent les codes appropriés aux projets. AADNC devra élaborer des processus de surveillance de la conformité pour la nouvelle structure de codage dans SAP instaurée le 1er avril 2014. SVE : Mise en œuvre terminée. Fermeture recommandée. Classée. |