Vérification de l'intégration des systèmes d'application et de gouvernance de la GI/TI - Rapports de suivi en date du 31 mars 2014

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 31 mars 2014

Dirigeant principal des finances

Vérification de l'intégration des systèmes d'application et de gouvernance de la GI/TI
Date d'approbation 21-11-2013
Recommandations du projet Plan d'action Date
d'achèvement prévue		 Réponse du programme
1. Le dirigeant principal de l’information devrait renforcer la gouvernance et l’orientation stratégique liées à la gestion de l’information en établissant ou en améliorant les principaux éléments suivants :
  • Élaborer et approuver un plan de GI en harmonie avec les priorités cernées dans la stratégie de GI/TI du Ministère, y compris des initiatives classées par ordre de priorité pour l’horizon de planification de cinq ans. Il pourrait faire partie d’un plan de GI/TI intégré ou d’un plan de GI distinct, mais il est essentiel de préciser l’orientation en matière de GI. L’ébauche de stratégie opérationnelle en GI devrait être retirée pour éviter toute confusion si l’on disposait d’une stratégie de GI/TI et d’une stratégie de GI distincte.
  • S’assurer que les politiques et les directives requises en matière de GI sont achevées et approuvées, et communiquées à tous les employés concernés du Ministère. Il est prioritaire de satisfaire aux exigences du SCT, en particulier la Directive sur la tenue de documents, pour laquelle la conformité est exigée d’ici mars 2015.
Le directeur de la DGIM, en collaboration avec le DPI, d’autres directeurs de la DGGI et les membres du CGIT et du CDGMO, élaborera et approuvera un plan de GI en harmonie avec les priorités cernées dans la Stratégie de GI/TI du Ministère, y compris les initiatives classées par ordre de priorité pour l’horizon de planification de cinq ans. 30 juin 2014 État : A débuté
Mise à jour/Justification :
Au 31 mars 2014 :

L’ébauche du plan de GI est terminée et celui-ci devrait être finalisé d’ici le 30 juin 2014.

SVE : En cours.
L’ébauche de la Stratégie de GId’entreprise sera éliminée. 30 novembre 2013 État : Demande de fermeture du dossier (terminé)
Mise à jour/Justification :
Au 31 mars 2014 :

L’ébauche de la Stratégie de GI d’entreprise a été retirée du site intranet.

SVE : Fermé.
La Directive sur la tenue de documents d’AADNC et la Directive sur la gestion des courriels seront examinées, mises à jour et approuvées 30 janvier 2014 État : Demande de fermeture du dossier (terminé)
Mise à jour/Justification :
Au 31 mars 2014 :

La Directive sur la tenue de documents a été approuvée et la Directive sur la gestion des courriels devrait être mise en œuvre par SPC, par le truchement de l’ ITSC.

SVE : Fermé.
Tous les instruments de politique approuvés seront communiqués à l’ensemble des employés par l’entremise de L’Express d’AADNC. 31 mars 2014 État : Demande de fermeture du dossier (terminé)
Mise à jour/Justification :
Au 31 mars 2014 :

Le processus de modification de la mise en œuvre a été modifié de manière à inclure la présentation des communications concernant les instruments de politique approuvés aux fins de publication par l’entremise de L’Express d’AADNC.

SVE : Fermé.
  • S’assurer que la GI est un point permanent à l’ordre du jour des réunions des comités de gouvernance pour surveiller la mise en œuvre des politiques et des directives de GI ainsi que les progrès des principales initiatives de GI dans les limites du plan approuvé.
 Tous les instruments de politique de GI/TI seront classés par ordre de priorité dans une liste à des fins d’examen, de mise à jour et d’approbation dans le cadre de l’examen et de la mise à jour du cycle de vie. 31 mars 2014 État : Demande de fermeture du dossier (terminé)
Mise à jour/Justification :
Au 31 mars 2014 :

Le cadre de politique de GI/TI assorti des instruments de politique classés par ordre de priorité dans une liste à des fins d’examen et de mise à jour est terminé.

SVE : Fermé.
Un processus d’examen de mise à jour du site intranet sera achevé afin d’éliminer les ébauches d’instruments de politique et de s’assurer que seules les versions officielles/finales sont disponibles. 15 décembre 2013 État :Demande de fermeture du dossier (terminé)
Mise à jour/Justification :
Au 31 mars 2014 :

On a passé en revue l’intranet et on en a retiré toutes les ébauches d’instruments de politique.

SVE : Fermé.
On examinera et mettra à jour les ordres du jour des prochaines réunions de l’équipe de gestion de la DGGI ainsi que des comités de gouvernance de la GI/TI (p. ex. CGIT) afin de veiller à ce que l’on y retrouve au moins une fois par mois les points permanents concernant la GI et à ce que le tout soit transmis, au besoin, au CDGMO et/ou au COM. 15 décembre 2013 État :Demande de fermeture du dossier (terminé)
Mise à jour/Justification :
Au 31 mars 2014 :

Mises à jour de la GI (c.-à-d. Directive sur la tenue de documents, ITSC) transmises à l’EGD, au CGIT, au CDGMO et aux Opérations.

SVE : Fermé.

SVE : La mise en œuvre se poursuit. Cette recommandation sera fermée une fois le plan de GI approuvé.
2. Le dirigeant principal de l’information devrait poursuivre le processus amorcé récemment qui consiste à mobiliser les secteurs et les régions dans le cadre de l’exercice d’établissement des plans d’investissement quinquennaux afin de faciliter l’intégration de la stratégie et des plans de GI/TI à la planification des investissements du Ministère. Outre les projets approuvés par le Comité des opérations dans le cadre du plan d’investissement du Ministère, qui comprend les projets uniquement d’une valeur supérieure à 1 million de dollars, ces résultats devraient être intégrés aux mises à jour annuelles du plan de GI/TI afin de s’assurer que celui-ci demeure cohérent par rapport aux priorités générales du Ministère et pour permettre à la Direction générale de la gestion de l’information d’effectuer une planification des ressources de manière appropriée. L’appel annuel pour les initiatives de GI/TI continuera d’être inclus dans tous les appels pour les plans d’investissement. 31 mars 2014 État : Demande de fermeture du dossier (terminé)
Mise à jour/Justification :
Au 31 mars 2014 :

La planification en matière de GI/TI demeure intégrée à la lettre d’appel concernant les plans d’investissement. La gestion des initiatives en matière de GI/TI est intégrée à l’interne avec le protocole d’entente, les processus de gestion des portefeuilles et de gestion du portefeuille d’applications ainsi qu’avec les processus de production de rapports au SCT quant aux dépenses en matière de GI/TI, aux plans de GI/TI, à la gestion du portefeuille d’applications et à la planification des investissements.

SVE : Mise en œuvre. La recommandation sera fermée.
Les résultats seront inclus dans les mises à jour au plan de GI/TI au niveau tactique. 31 mars 2014
3. Le dirigeant principal de l’information devrait établir une fonction centralisée pour gérer l’ensemble des politiques et directives de GI et de TI afin de s’assurer qu’elles sont surveillées de l’étape d’élaboration initiale jusqu’à l’achèvement et à l’approbation, et pour s’assurer que seules les politiques et directives approuvées sont publiées sur le site intranet de la Direction générale de la gestion de l’information. Cette fonction centralisée devrait déterminer à quel moment les politiques et les directives doivent faire l’objet d’un examen en fonction d’un calendrier établi ou lorsque les exigences du SCT sont modifiées, et surveiller le processus de mise à jour. Un processus de communication devrait être mis en place pour communiquer les exigences issues de l’ensemble des politiques et directives nouvelles ou modifiées, de façon constante, à l’ensemble des personnes responsables de les mettre en œuvre. Le bureau du DPI :

  • gérera l’élaboration et la mise à jour des instruments de politique de GI/TI;
15 novembre 2013 État : Demande de fermeture du dossier (terminé)
Mise à jour/Justification :
Au 31 mars 2014 :

En cours.

SVE : Fermé.
  • fera le suivi de l’élaboration/de la mise à jour des instruments de politique actuels et nouveaux;
15 novembre 2013 État : Demande de fermeture du dossier (terminé)
Mise à jour/Justification :
Au 31 mars 2014 :

En cours.

SVE : Fermé.
  • gérera l’affichage des instruments de politique existants/nouveaux;
15 novembre 2013 État : Demande de fermeture du dossier (terminé)
Mise à jour/Justification :
Au 31 mars 2014 :

En cours.

SVE : Fermé.
  • élaborera un cycle de vie à jour pour l’ensemble des directives et des politiques de GI/TI;
31 mars 2014 État : Demande de fermeture du dossier (terminé)

Mise à jour/Justification :
Au 31 mars 2014 :

Élaboré et en cours.

SVE : Fermé.
  • préparera des communiqués pour l’Express d’AADNC afin de mettre en relief les exigences de l’ensemble des nouveaux instruments de politique.
 31 mars 2014 État : Demande de fermeture du dossier (terminé)

Mise à jour/Justification :
Au 31 mars 2014 :

Les communiqués sont préparés et sont prêts à être transmis périodiquement au responsable des communications aux fins de publication par l’entremise de L’Express d’AADNC.

SVE : Fermé.
4. Le dirigeant principal de l’information devrait améliorer la documentation relative au Cadre de gestion des portefeuilles de projets (CGPP) et accroître le respect de celui-ci en prenant les mesures suivantes :
  • clarifier les exigences pour les facteurs relatifs à la gestion de l’information dans le CGPP, y compris la façon dont elles seront documentées et surveillées dans le cadre du processus d’approbation par borne;
Le dirigeant principal de l’information créera des exigences en avant-plan et en arrière-plan du cadre qui indiqueront les considérations et les exigences en matière de gestion de l’information pour chaque borne du CGPP. 1er février 2014 État : Demande de fermeture du dossier (terminé)
Mise à jour/Justification :
Au 31 mars 2014 :

Avant-plan de la GI créé et en place.

SVE : Fermé.
Le directeur des services stratégiques de GI/TI d’entreprise élaborera un document qui décrit clairement les exigences actuelles pour l’approbation par les organes de gouvernance à chacune des bornes du processus du CGPP. 1er février 2014 État : Demande de fermeture du dossier (terminé)
Mise à jour/Justification :
Au 31 mars 2014 :

Tous les documents des modèles du CGPP actuels destinés au processus d’approbation par borne ont été préparés et se trouvent actuellement dans la version de développement de la liste principale des produits livrables par borne. On s’attend à ce que la page intranet soit mise à jour d’ici le 4 avril 2014.

SVE : En cours.
  • élaborer, approuver et publier, dans le site intranet de la Direction générale de la gestion de l’information, un document qui décrit clairement les exigences actuelles pour approbation par les organes de gouvernance à chaque étape du processus d’avancement par borne du CGPP;
Une fois approuvé, le document sera publié sur l’intranet. 18 février 2014
  • préciser les exigences du CGPP pour les projets qui nécessitent l’approbation du Conseil du Trésor étant donné que ces projets devraient suivre le processus de gouvernance de projet défini et approuvé du Ministère;
Le directeur des SSE produira un document précisant les exigences du CGPP pour les projets qui nécessitent l’approbation du Conseil du Trésor afin de s’assurer que les exigences relatives aux bornes du CGPP sont connues pour les projets qui nécessitent une approbation du SCT. 1er mars 2014 État : A débuté
Mise à jour/Justification :
Au 31 mars 2014 :

Cette question fait actuellement l’objet de discussions avec le SCT. Une fois que les exigences spécifiques auront été confirmées, le résumé sera versé à la page Web du CGPP.

SVE : En cours.
  • s’assurer d’exécuter la procédure de clôture de projet officielle telle que définie dans le CGPP, y compris les leçons apprises et la réalisation des avantages.
 Le DPI, en collaboration avec le CGIT et le CDGMO, mettra à jour les documents et les cadres de GI/TI pour s’assurer que les procédures officielles de clôture de projets sont menées à bien. 1er février 2014 État : Demande de fermeture du dossier (terminé).
Mise à jour/Justification :
Au 31 mars 2014 :

Le modèle de clôture de projet a été mis à jour, approuvé par l’EGD, se retrouve sur le Web et l’information le concernant a été transmise par le biais des médias sociaux, au sein du CGIT. Il est utilisé depuis janvier 2014.

SVE : En cours.

SVE : La mise en œuvre est en cours.
5. Le dirigeant principal de l’information devrait s’assurer que les initiatives de l’Architecture d’entreprise (AE) sont mises en œuvre en priorité et mises à contribution pour améliorer l’intégration des systèmes d’application dans les investissements de projets futurs. Plus précisément, les calendriers devraient être confirmés et des ressources devraient être attribuées aux principales initiatives qui ont été cernées pour 2012-2013, à savoir, l’élaboration d’une stratégie d’AE et l’intégration de l’AE dans le CGPP, car elles sont les assises des initiatives à venir. En outre, le Comité des normes d’architecture devrait être rétabli et reprendre ses fonctions pour s’acquitter de son rôle en tant qu’organe de gouvernance en s’assurant que les investissements en GI/TI sont conformes aux normes approuvées en matière de technologie et aux initiatives d’architecture d’entreprise (c.-à-d., actuellement, le mandat est défini, la composition est confirmée et les réunions régulières ont été amorcées). Le directeur des SSE, en collaboration avec tous les directeurs de la DGGI :

  • élaborera une stratégie d’AE;
  • élaborera des exigences en avant-plan et en arrière-plan de l’AE, pour le CGPP;
  • rétablira le CNA et lui confiera un mandat;
  • élaborera des principes/lignes directrices en matière d’AE.
 31 mars 2014 État : A débuté
Mise à jour/Justification :
Au 31 mars 2014 :

L’ébauche de la stratégie d’AE est terminée et elle est en voie d’être examinée par l’EGD avant d’être soumise aux fins de commentaires à l’ensemble des responsables de la gouvernance en matière de GI/TI. La stratégie inclut les principes et les lignes directrices ainsi que les tâches qui sous-tendent l’élaboration des exigences en avant-plan et en arrière-plan de l’AE pour le CGPP, la dotation de la fonction d’AE et la mise en place de deux organes de gouvernance en matière d’AE dont l’un des deux sera le CNA.

SVE : En cours.
6. Le dirigeant principal de l’information devrait s’assurer que les secteurs et les régions communiquent des renseignements suffisamment détaillés dans l’analyse des dépenses en GI/TI, en particulier l’information relative aux projets/initiatives de GI/TI entrepris, afin de surveiller de manière efficace la conformité aux politiques ministérielles exigeant l’approbation préalable de l’ensemble des dépenses de GI/TI. Une fois que ces renseignements supplémentaires auront été rassemblés et évalués, toute indication de non-conformité aux exigences en matière d’approbation préalable devrait donner lieu à un examen supplémentaire et, selon l’importance du cas, des mesures correctives devraient être prises, par exemple, sous la forme d’un suivi direct auprès de la région/du secteur ou en portant la question en amont à l’attention des comités de gouvernance. Le DPI élaborera et mettra en œuvre des processus et des activités de surveillance de la conformité pour s’assurer du caractère approprié des dépenses effectuées à l’extérieur de la DGGI. 10 avril 2014 État : A débuté
Mise à jour/Justification :
Au 31 mars 2014 :

La structure de codage proposée devant être utilisée à compter du 1er avril 2014 en est aux ultimes étapes d’approbation, en même temps que les propositions visant à confier au DPI la visibilité nécessaire pour être au fait de l’affectation des budgets et des dépenses visant ceux-ci dans les domaines de travail concernant la GI/TI. La dotation de la fonction de planification de la GI/TI est en cours. Leur incombera la responsabilité de surveiller les modifications apportées aux données financières et de signaler les anomalies au DPI, de sorte que celui-ci puisse assurer le suivi avec les responsables du programme.

SVE : En cours.
 
 

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